Văn bản Kết luận thanh tra do các tổ chức hoặc cá nhân ở nhiều cấp khác nhau lập ra. Kết luận thanh tra có hiệu lực pháp luật và phạm vi tác động khác nhau. Cũng như các văn bản trong quản lý Nhà nước, văn bản Kết luận thanh tra thể hiện tính chất quyền lực Nhà nước có nội dung buộc các đối tượng thanh tra có liên quan tiếp nhận và thực hiện.Nói cách khác, văn bản Kết luận thanh tra là hình thức mà thông qua đó, giúp Nhà nước thực hiện mệnh lệnh quản lý. Đặc điểm này làm cho Kết luận thanh tra khác hẳn với các hình thức văn bản mang tính chất pháp lý về công tác thanh tra như: Biên bản làm việc, báo cáo kết quả cuộc thanh tra, công văn, giấy biên nhận tài liệu…Kết luận thanh tra là văn bản đặc biệt trong hoạt động thanh tra.

leftcenterrightdel
 Ảnh minh họa

Những yêu cầu đối với việc xây dựng và ban hành văn bản Kết luận thanh tra

Văn bản Kết luận thanh tra do người ra quyết định thanh tra ban hành. Trên cơ sở báo cáo kết quả cuộc thanh tra, ý kiến báo cáo của Đoàn thanh tra và ý kiến giải trình của đối tượng thanh tra; căn cứ vào các quy định của pháp luật, người ra quyết định thanh tra có các biện pháp thích hợp để xử lý kết quả cuộc thanh tra theo thẩm quyền.Trình tự xây dựng và thủ tục ban hành các văn bản Kết luận thanh tra tuân thủ các quy định ghi trong văn bản pháp luật về công tác thanh tra.

Các văn bản về công tác thanh tra phải đáp ứng nhiệm vụ chính trị (của đất nước, của ngành hoặc địa phương) trong từng giai đoạn nhất định. Nội dung những nhận xét, đánh giá, kết luận, kiến nghị và quyết định xử lý thể hiện trong văn bản Kết luận thanh tra phải dựa trên cơ sở đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước. Lấy xây dựng là chủ đạo, góp phần xây dựng cuộc sống mới, con người mới xã hội chủ nghĩa… Mặt khác, nội dung văn bản Kết luận thanh tra phải phản ánh được thực trạng của công tác quản lý, đặc biệt là những khó khăn, vướng mắc, những nhu cầu đòi hỏi của công tác quản lý ở các cấp, các ngành, các lĩnh vực trong đời sống xã hội, kể cả những nguyện vọng chính đáng của nhân dân. Có như thế hoạt động thanh tra mới thực sự trở thành chức năng thiết yếu của hoạt động quản lý nhà nước.

Việc xây dựng và ban hành văn bản Kết luận thanh tra không những phải đáp ứng yêu cầu của pháp luật hiện hành về công tác xây dựng và ban hành văn bản mà còn phải tuân thủ các quy định của Nhà nước về công tác thanh tra. Do đó, văn bản Kết luận thanh tra phải được xây dựng và ban hành đúng thẩm quyền.

Ban hành văn bản Kết luận thanh tra là một hình thức trong hoạt động thanh tra, có vai trò quan trọng đối với kết quả thực hiện các cuộc thanh tra. Nâng cao chất lượng văn bản Kết luận thanh tra là một trong những biện pháp góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả cuộc thanh tra và vẫn luôn là mục tiêu, là yêu cầu mà các Đoàn thanh tra hướng tới.

Chất lượng văn bản Kết luận thanh tra về hình thức thể hiện ở kết cấu, bố cục và ngôn ngữ. Nhìn chung, bố cục của văn bản Kết luận thanh tra phải theo trình tự và bố cục nhất định để thể hiện các nội dung của văn bản. Một cuộc thanh tra dù có nội dung đơn giản hay phức tạp thì cơ cấu nội dung của văn bản Kết luận thanh tra đều phải phản ánh được những vấn đề cơ bản sau đây:

+ Cơ sở pháp lý dẫn tới việc tiến hành cuộc thanh tra, những vấn đề liên quan đến việc xây dựng và ban hành văn bản Kết luận thanh tra.

+ Kết quả thanh tra và những nhận xét đánh giá về kết quả thanh tra là những thông tin quan trọng cấu thành nội dung văn bản Kết luận thanh tra. Lượng thông tin dài hay ngắn tùy thuộc vào tính chất phức tạp hay đơn giản của cuộc thanh tra. Những nhận xét, đánh giá về những vấn đề được thanh tra có ý nghĩa quyết định chất lượng và tạo cơ sở vững chắc cho việc xác lập những nội dung đưa ra trong các phần kết luận, kiến nghị và quyết định về thanh tra.

+ Phần kết luận, kiến nghị về thanh tra là nội dung được quan tâm nhiều nhất trong văn bản Kết luận thanh tra. Thông thường, một văn bảnKết luận thanh tra có bố cục khoa học thì “kết luận, kiến nghị”được cơ cấu và thể hiện riêng biệt ở phần cuối của văn bản Kết luận thanh tra. Song trên thực tế, đối với những cuộc thanh tra có phạm vi thanh tra rộng, nội dung phức tạp  thì có thể bố cục theo từng phần, sau mỗi kết quả thanh tra về vấn đề nào thì kết luận, kiến nghị và đưa ra biện pháp xử lý luôn vấn đề đó, văn bản Kết luận thanh tra kết cấu như vậy vẫn đảm bảo tính chính xác, hợp lý, hợp pháp.

Trong một cuộc thanh tra, để phản ánh đầy đủ về kết quả cuộc thanh tra, người ra quyết định thanh tra có thể phải dùng một số biểu mẫu hay trích yếu nào đó để làm rõ những vấn đề hay nội dung trong văn bản kết luận thanh tra. Căn cứ vào tính chất, vai trò của văn bản này có thể chia thành văn bản chính và văn bản phụ (phụ lục văn bản).

Đồng thời, ngôn ngữ trong văn bản Kết luận thanh tra phải đảm bảo tính nghiêm túc, chính xác và phổ thông, thể hiện rõ ràng, chính xác và đầy đủ tinh thần và nội dung văn bản. Yêu cầu này thể hiện trước hết ở việc dùng từ ngữ dễ hiểu, chính xác, rõ ràng và phù hợp với lĩnh vực chuyên môn đang thanh tra. Ngoài ra, trong văn bản Kết luận thanh tra, ngôn ngữ phải đảm bảo tính thống nhất và phổ biến, tức là phải dùng ngôn ngữ tiếng Việt, không sử dụng ngôn ngữ của các dân tộc thiểu số. Trong văn bản chỉ sử dụng những từ thông dụng và phổ biến, hạn chế dùng từ ngữ mang tính địa phương, trong trường hợp bắt buộc phải dùng thì chú giải bằng tiếng phổ thông…Bảo đảm được yêu cầu về ngôn ngữ mới giúp cho các đối tượng nhận văn bản Kết luận thanh tra dễ hiểu và hiểu đúng để họ thực hiện đúng.

Chất lượng Kết luận thanh tra thể hiện ở nội dung: Nội dung văn bản kết luận phải phản ánh đúng tình hình khách quan và phù hợp với tình hình thực tiễn. Việc đó chẳng những giúp được cơ quan quản lý nhà nước có được những biện pháp tích cực, thích ứng trong công việc giải quyết những vấn đề bức xúc của công tác quản lý, mà còn mở ra cho đối tượng thanh tra có khả năng thi hành, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả thanh tra.

Nội dung của văn bản được trình bày ngay sau phần tên văn bản. Nội dung văn bản Kết luận thanh tra bao gồm:

-   Phần thứ nhất: Phản ánh cơ sở pháp lý của việc thanh tra, khái quát nội dung, nhiệm vụ, đối tượng, cơ cấu đoàn thanh tra và thời hạn tiến hành cuộc thanh tra.Thực ra nội dung của phần này là những thủ tục hành chính đơn thuần, song chúng có vai trò nhất định làm cơ sở để thể hiện các phần cơ bản sau.

- Phần thứ hai: Phản ánh kết quả thanh tra theo nội dung mà quyết định thanh tra đã đặt ra, bao gồm những vấn đề sau:

   + Khái quát đặc điểm tình hình: Thông thường chỉ nêu vắn tắt tình hình kinh tế -xã hội, những đặc điểm của đơn vị có ảnh hưởng tới nội dung thanh tra. Sở dĩ khi xây dựng Kết luận thanh tra phải đề cập tới vấn đề này là muốn loại trừ những ảnh hưởng khách quan tác động tới nội dung thanh tra, để việc xem xét, đánh giá, kết luận được chính xác, khách quan… nhìn chung, phần này chỉ nêu ngắn gọn, tránh đưa ra những vấn đề không liên quan tới nội dung thanh tra.

   + Kết quả thanh tra, thanh tra thực tế: Phản ánh tình hình, số liệu, sự kiện của các nội dung thanh tra.

   + Phân tích, tổng hợp, đối chiếu giữa các sự kiện với các quy định của chính sách pháp luật… để đưa ra nhận xét đánh giá, kết luận mức độ đúng sai, nguyên nhân và trách nhiệm của cá nhân và tập thể…

-   Phần thứ ba: Kết luận trên cơ sở kết quả thanh tra tiến hành nhận xét các ưu điểm khuyết điểm và các sai phạm nếu có, đánh giá mức độ tác hại, hậu quả của những sai phạm, phân tích những nội dung chủ quan, khách quan dẫn tới sai phạm; đồng thời quy kết trách nhiệm đối với các tập thể cá nhân trong các khuyết điểm, sai phạm nói trên…

Do đặc điểm chức năng, nhiệm vụ của công tác thanh tra, nhất là khi thực hiện các cuộc thanh tra trực tiếp nên đòi hỏi các nhận xét, kết luận, kiến nghị cũng như quyết định xử lý phải có nội dung phù hợp với chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước, phù hợp với thẩm quyền thanh tra và không được trái với pháp luật hiện hành.

Trình tự xây dựng văn bản Kết luận thanh tra

Để xây dựng một văn bản Kết luận thanh tra, cần tiến hành nhiều công việc phức tạp khác nhau. Song nếu nắm được yêu cầu, nội dung và cách giải quyết các công việc đó thì sẽ tiết kiệm được thời gian, giảm được công sức mà vẫn đảm bảo được chất lượng văn bản.Việc xây dựng chất lượng văn bản Kết luận thanh tra cần tiến hành theo trình tự dưới đây:

   + Dự thảo văn bản kết luận.

   + Thông báo văn bản dự thảo cho đối tượng thanh tra (nếu cần thiết).

   + Hoàn chỉnh văn bản kết luận.

Trong công tác xây dựng văn bản kết luận, mỗi công việc có nội dung riêng biệt và có vai trò khác nhau.Nếu thực hiện không đúng trình tự sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả của văn bản.

Dự thảo văn bản kết luận

Đây là công việc ban đầu để hình thành nội dung văn bản, song nó có ý nghĩa quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng văn bản kết luận chính thức. Để đảm bảo cho việc dự thảo văn bản Kết luận thanh tra, người soạn thảo phải làm tốt công tác chuẩn bị bao gồm các công việc như: Phân công người soạn thảo văn bản, tập hợp các tài liệu phục vụ cho kết luận thanh tra, báo cáo kết quả thanh tra và các văn bản báo cáo của đối tượng thanh tra, các đối tượng liên quan; các chứng cứ đã thu thập được; các biên bản xác minh, xử lý về thanh tra, các kết luận về các nội dung chi tiết…và viết đề cương và dự định những nội dung cần viết: Những vấn đề dự định đưa vào Kết luận thanh tra phải xuất phát từ mục đích, yêu cầu và nội dung của cuộc thanh tra.

Việc khởi thảo có ý nghĩa rất lớn đối với chất lượng của văn bản Kết luận thanh tra. Mặc dù những vấn đề nêu ra trong văn bản mới chỉ là những nhận xét và là ý kiến chủ quan của người khởi thảo, song nó là cơ sở, “rường cột” cho văn bản kết luận chính thức sau này.

Việc tổ chức dự thảo có thể tiến hành dưới nhiều hình thức khác nhau như:

Trao đổi, tham khảo ý kiến cá nhân hay gửi văn bản dự thảo cho để xin ý kiến… Cuối cùng tổng hợp những ý kiến góp ý để hoàn thành văn bản dự thảo.

Việc thảo luận và hoàn chỉnh văn bản được tổ chức ít nhất là một lần hoặc có thể tiến hành nhiều lần, nhưng phải kết hợp giữa các khâu, thảo luận, tổng hợp, lựa chọn, sửa chữa hoặc hoàn chỉnh văn bản.Làm như vậy sẽ tạo ra được một văn bản kết luận hoàn chỉnh, thể hiện sự thống nhất cao trong lãnh đạo và người ra quyết định thanh tra.

- Thông báo nội dung dự thảo tới đối tượng thanh tra (nếu xét thấy cần thiết)

Mục đích của việc thông báo dự thảo là nhằm tạo cho đối tượng thanh tra và các đối tượng có liên quan xem xét lại những vấn đề mà văn bản dự thảo kết luận, để họ có điều kiện giải trình hay đề nghị người có thẩm quyền xem xét lại những vấn đề mà họ thấy chưa chính xác hay chưa thỏa đáng.

Nơi gửi văn bản dự thảo ngoài đối tượng thanh tra còn có các đối tượng có liên quan trực tiếp tới nội dung thanh tra.Tuy nhiên, cần phân biệt mức độ liên quan và liên quan tới vấn đề nào để thông báo cho phù hợp. Nghĩa là, đối tượng nào liên quan tới nội dung gì thì thông báo cho họ những vấn đề đó, không nên gửi toàn bộ văn bản kết luận thanh tra cho tất cả các đối tượng thanh tra có liên quan.

Có nhiều hình thức thông báo dự thảo văn bản Kết luận thanh tra, nhưng hình thức tốt nhất vẫn là bằng văn bản.Với đối tượng thanh tra và cơ quan quản lý nhà nước cấp trên trực tiếp của đối tượng gửi toàn bộ văn bản dự thảo, với các đối tượng khác chỉ trích dẫn phần liên quan tới họ. Mọi ý kiến đề nghị hay giải trình đều phải thể hiện dưới hình thức văn bản.

Khi gửi dự thảo kết luận thanh tra cho các đối tượng cần lưu ý: Ghi rõ ngày gửi và ngày yêu cầu gửi trả lại văn bản dự thảo.

- Hoàn chỉnh văn bản kết luận thanh tra

Người ra quyết định thanh tra phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về quyết định thanh tra. Do đó, về nguyên tắc, người ra quyết định thanh tra có quyền chủ động hoàn chỉnh văn bản kết luận thanh tra theo nhận thức và ý kiến của mình.Tuy nhiên, để hoàn chỉnh văn bản kết luận thanh tra, người ra quyết định thanh tra cần giải quyết tốt những vấn đề dưới đây:

+ Tiếp nhận và xem xét lại những vấn đề mà đối tượng thanh tra hay các đối tượng liên quan đề nghị hay giải trình (nếu có).Trên cơ sở văn bản dự thảo và những ý kiến đề nghị hay giải trình của các đối tượng, người ra quyết định thanh tra cần phải kiểm tra, xem xét lại một cách nghiêm túc, tiếp thu những ý kiến giải trình có căn cứ chính xác để sửa chữa hoặc bổ sung vào văn bản dự thảo. Việc xem xét này có thể thảo luận trong lãnh đạo, với Trưởng Đoàn thanh tra hay những bộ phận có liên quan tới vấn đề cần rà soát lại. Sau khi xem xét, nếu bản thân người ra quyết định thanh tra còn nghi ngại về nội dung gì thì phải thẩm tra xác minh lại hoặc nếu cần thiết có thể phải trưng cầu giám định…

+ Tranh thủ ý kiến của các đoàn thể quần chúng nơi thanh tra để củng cố thêm chứng cứ và nhận định cho chính xác khách quan. Việc này cũng có thể xúc tiến ngay từ khi tổ chức thảo luận văn bản dự thảo.Bởi vì nhiều khi những ý kiến của các đoàn thể quần chúng và những người biết sự việc có tác dụng rất lớn cho việc xây dựng và hoàn chỉnh văn bản kết luận thanh tra.

+ Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo tổ chức thanh tra cấp trên và thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước cùng cấp.Đây là việc làm cần thiết thường xuyên trong quá trình thực hiện quyết định thanh tra. Mặc dù việc này không được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật về công tác thanh tra, song kinh nghiệm thực tế chứng tỏ rằng, nó rất cần thiết và có tác dụng thiết thực cho việc hoàn chỉnh văn bản kết luận thanh tra.Văn bản kết luận thanh tra hoàn chỉnh xong là văn bản thanh tra chính thức của cuộc thanh tra.

Ban hành văn bản kết luận thanh tra

Mục đích chủ yếu của việc ban hành văn bản kết luận thanh tra là nhằm kết luận cuộc thanh tra, là sự xem xét, đánh giá việc thực hiện chính sách, pháp luật và nghĩa vụ của đối tượng thanh tra, tạo ra những cơ sở pháp lý để các chủ thể có liên quan thực hiện các mệnh lệnh quản lý theo thẩm quyền, nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả quản lý của Nhà nước.

Văn bản Kết luận thanh tra phải được ban hành đúng trình tự và có nội dung hợp pháp.Trình tự xây dựng và ban hành văn bản kết luận thanh tra được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật về thanh tra. Tuân thủ các điều kiện đó sẽ tạo thuận lợi cho việc soạn thảo; tập trung được trí tuệ tập thể vào quá trình soạn thảo

Kết luận thanh tra

Mặt khác có thể nói, ban hành văn bản Kết luận thanh tra đúng trình tự đã quy định sẽ tạo điều kiện để xác lập tính hợp pháp của văn bản.Tính hợp pháp của kết luận thanh tra thể hiện ở nhiều góc độ pháp lý khác nhau.Trong đó, nội dung văn bản là vấn đề quan trọng, đặc biệt là nội dung các nhận xét, kết luận, kiến nghị và quyết định xử lý về thanh tra.

Ngoài ra để đảm bảo tính hợp pháp của văn bản, văn bản Kết luận thanh tra phải có dấu và chữ ký của người ra quyết định thanh tra. Đồng thời, phải đúng các thủ tục hành chính khác theo quy định ban hành các văn bản quản lý hành chính Nhà nước.Văn bản kết luận thanh tra phải được ban hành đúng hình thức do pháp luật quy định.Văn bản kết luận thanh tra phải ban hành đúng thời điểm và gửi đúng đối tượng./.

Lê Văn Ánh

Chánh Thanh tra tỉnh Quảng Ninh