Xử lý đơn thư, giải quyết KN, TC kịp thời, chính xác

Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về việc chấn chỉnh và nâng cao hiệu quả công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư và giải quyết KN, TC, Thanh tra Chính phủ đã triển khai dự án “Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về KN, TC”. Cơ sở dữ liệu quốc gia về KN, TC (Hệ thống) chính thức đưa vào sử dụng trong toàn quốc từ ngày 15/3/2018. Theo Báo cáo 174/BC-TTTT của Trung tâm Thông tin, Thanh tra Chính phủ về Kết quả sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về KN, TC trong toàn quốc, Hệ thống được xây dựng để thống nhất quy trình tác nghiệp công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư, giải quyết KN, TC từ cấp xã/phường đến Trung ương; thống nhất về quản lý dữ liệu dùng chung; hỗ trợ việc tổng hợp, báo cáo tình hình công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư, giải quyết KN, TC kịp thời, chính xác; đảm bảo cung cấp cho 5.000 tài khoản của người sử dụng với 1.500 người tác nghiệp tại cùng một thời điểm; giúp lưu hoạt động tác nghiệp của người sử dụng; dữ liệu được lưu trữ tập trung để chỉ người có thẩm quyền mới có thể xem được. Thanh tra Chính phủ cũng đã tổ chức tập huấn, ban hành văn bản hướng dẫn sử dụng và cấp phát tài khoản cho các đơn vị; phân công cán bộ thường trực hỗ trợ qua số điện thoại hotline và địa chỉ email. Các đơn vị nghiệp vụ, các cơ quan thường trực tiếp công dân tại Trụ sở Tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước thường xuyên sử dụng, truy xuất số liệu thống kê kết quả công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư và giải quyết KN, TC trên toàn quốc để báo cáo lãnh đạo Thanh tra Chính phủ, báo cáo Chính phủ và các cơ quan, tổ chức có liên quan.

Nhìn chung, các đơn vị cơ bản đánh giá việc sử dụng Hệ thống đảm bảo thực hiện tốt nội dung ứng dụng đưa công nghệ thông tin vào việc quản lý KN, TC nhằm cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ theo hướng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức trong xử lý công việc giữa các cấp chính quyền; kịp thời theo dõi, nắm bắt thông tin liên quan đến KN, TC để chỉ đạo. Bên cạnh đó, bước đầu hỗ trợ cho cán bộ tiếp công dân cập nhật các thông tin về đơn thư KN, TC, hỗ trợ tham mưu, phân loại các đơn thư trùng lặp, xử lý các đơn theo đúng thẩm quyền, giảm thiểu thời gian xử lý, giải quyết. Đơn thư được tra cứu trên toàn quốc, tạo hồ sơ vụ việc điện tử duy nhất từ cấp xã/phường đến Trung ương nên biết được người gửi đơn đã gửi đến những cơ quan nào và kết quả xử lý của các cơ quan, từ đó giúp loại bỏ các đơn trùng lặp gửi nhiều lần, nhiều cơ quan, đơn vị, tiết kiệm được thời gian trong công tác tra cứu, thu thập số liệu, theo dõi quá trình tiếp nhận, xử lý đơn thư, thuận lợi cho công tác tổng hợp, báo cáo.

leftcenterrightdel
 Việc xử lý đơn thư, giải quyết KN, TC cần kịp thời, chính xác

Qua tổng hợp báo cáo do các đơn vị gửi về, 39 đơn vị đã xây dựng Kế hoạch triển khai ngay khi nhận được Văn bản 282/TTCP-TTTT ngày 06/3/2018 của Thanh tra Chính phủ về việc sử dụng Hệ thống; 14 đơn vị đã tổ chức tập huấn cho tổng số 2.446 người; 11 đơn vị ban hành văn bản đôn đốc, nhắc nhở việc cập nhập thông tin, dữ liệu vào Hệ thống; Bộ Tài nguyên và Môi trường đã chuyển 47.206 lượt tiếp công dân, xử lý đơn thư cùng các file scan tài liệu, bằng chứng kèm theo từ năm 2006 trên phần mềm của Thanh tra bộ vào kho dữ liệu chung của Hệ thống. Hệ thống quy định sử dụng đến cấp quận/huyện và tương đương. Một số địa phương tích cực triển khai sử dụng như Tây Ninh, Vĩnh Long và Sơn La đã được Thanh tra Chính phủ hướng dẫn, hỗ trợ mở rộng phạm vi triển khai đến cấp xã/phường tại đơn vị.

Với 33 đơn vị tích cực triển khai như: UBND tỉnh An Giang, Bắc Giang, Bắc Ninh, Bình Định, Bình Dương, Cần Thơ, Đắk Nông, Đồng Tháp, Hà Giang, Hà Nam, Hải Phòng, Hậu Giang, Hòa Bình, Khánh Hòa , KonTum, Lâm Đồng, Long An, Nam Định, Nghệ An, Ninh Thuận, Sóc Trăng, Sơn La, Tây Ninh, Thái Nguyên, Trà Vinh, Vĩnh Long, Yên Bái và Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Tư pháp, Bộ Xây dựng đều có những góp ý thiết thực để nâng cao hiệu quả sử dụng của Hệ thống. Thanh tra tỉnh Cà Mau, Thanh tra tỉnh Long An đã chủ động học hỏi kinh nghiệm của Thanh tra tỉnh Cần Thơ (đơn vị đã cập nhật 2,329 lượt tiếp công dân và xử lý 1,387 đơn thư trên Hệ thống) để áp dụng triển khai sử dụng Hệ thống tại đơn vị mình.

Trung tâm Thông tin thống kê trên Hệ thống đến 30/6/2019, tổng số 81/93 đơn vị đã sử dụng Hệ thống để tạo thành Kho dữ liệu dùng chung với tổng số 22.333 lượt tiếp công dân (50.660 lượt người), tiếp nhận và xử lý 79.814 đơn các loại. 12/93 đơn vị chưa sử dụng gồm: Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Đài Tiếng nói Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Thông Tấn Xã Việt Nam, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Bộ Lao động - Thương Binh và Xã hội, UBND tỉnh Bắc Kạn. Bên cạnh đó, Quản trị đơn vị tại các đơn vị hoàn toàn chủ động trong việc thiết lập cơ cấu tổ chức hành chính; tạo tài khoản, phân quyền chức năng theo đúng chức vụ, quyền hạn của người sử dụng; thiết lập quy trình tiếp công dân, xử lý đơn thư và giải quyết KN, TC phù hợp với thực tế của đơn vị. Hiện nay, Hệ thống đã có hơn 8.100 người sử dụng được tạo tài khoản; dữ liệu được sao lưu hàng ngày bảo đảm an toàn, bảo mật và sẵn sàng khôi phục khi có sự cố xảy ra.

Có thể nói, việc sử dụng Hệ thống đã giúp Thanh tra Chính phủ và các đơn vị chủ động trong công tác chỉ đạo, điều hành liên quan đến lĩnh vực KN, TC ngay từ khi phát sinh vụ việc; khắc phục những hạn chế, bất cập trong công tác xử lý đơn thư, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ; khắc phục tình trạng xử lý đơn thư thủ công, đơn thư tập trung tại một đầu mối, giảm trùng lặp đơn thư; đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước trong lĩnh vực giải quyết KN, TC. Nâng cao chất lượng công tác giải quyết KN, TC ở các ngành, các cấp góp phần tạo môi trường chính trị ổn định, tạo lòng tin cho tổ chức, cá nhân; cơ bản đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính của Chính phủ.

Công tác giải quyết KN, TC từ cấp xã/phường đến Trung ương đã sử dụng thống nhất một ứng dụng, một quy trình xử lý; được phân quyền truy cập toàn bộ thông tin, tài liệu đã giải quyết trước đây của vụ việc; được bảo mật các thông tin trao đổi, thảo luận liên quan vụ việc trong quá trình giải quyết của đoàn, Trưởng đoàn được tổng hợp ý kiến thành viên, xây dựng và trình lãnh đạo dự thảo kết luận ngay trên Hệ thống; người sử dụng thì được phân quyền tìm kiếm, kiểm tra đối với toàn bộ các vụ việc đơn vị đã tiếp nhận trong quá trình thực hiện tiếp công dân, xử lý đơn thư, giải quyết KN, TC; được theo dõi toàn bộ quá trình xử lý, giải quyết trước đây của vụ việc, hạn chế tình trạng chuyển đơn lòng vòng giữa các cơ quan, đơn vị. Văn bản trả lời công dân là phiếu in theo mẫu quy định tại Thông tư số 06/2014/TT- TTCP và Thông tư số 07/2014/TT-TTCP của Thanh tra Chính phủ đã được tích hợp sẵn trong Hệ thống.

Hiện nay, trang thông tin quốc gia về KN, TC tại địa chỉ https://kntc.thanhtra.gov.vn đã cung cấp, đăng tải các thông tin, bài viết liên quan đến công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư, giải quyết KN, TC của các đơn vị; chia sẻ, trao đổi, thảo luận giải đáp các vướng mắc trong quá trình sử dụng Hệ thống; cung cấp tính năng cho phép tra cứu, tìm kiếm thông tin, kết quả quá trình xử lý, giải quyết đối với từng vụ việc KN, TC của cá nhân, tổ chức. Qua thống kê cho thấy, đã có 26.174 lượt người truy cập Trang thông tin.

leftcenterrightdel
 Công tác giải quyết đơn thư liên quan trực tiếp tới hoạt động tiếp công dân tại các cơ sở. Ảnh: PV

Những khó khăn và giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng của Hệ thống

Bên cạnh những thuận lợi, việc nâng cao hiệu quả, chất lượng của Hệ thống gặp phải một số khó khăn vướng mắc. Cụ thể, theo Báo cáo 174/BC-TTTT, Hệ thống sử dụng Luật KN, Luật TC, Luật Tiếp công dân cùng các văn bản hướng dẫn làm căn cứ xây dựng các quy trình nghiệp vụ nên chưa đáp ứng hết yêu cầu trong công tác xử lý đơn thư KN, TC của đơn vị đặc thù như: Bộ Công an, Bộ Quốc phòng; việc cập nhật thông tin vụ việc có nội dung TC, quá trình giải quyết vụ việc KN, TC vào Hệ thống còn mâu thuẫn với quy định của pháp luật; Quản trị Hệ thống của đơn vị còn khó khăn khi chủ động phân quyền cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị mình được theo dõi thông tin liên quan đến toàn bộ quá trình xử lý, giải quyết vụ việc KN, TC tại đơn vị khi Thủ trưởng các đơn vị chưa ban hành danh mục các nhiệm vụ, quyền hạn của cá nhân theo chức trách, nhiệm vụ được giao.

Về tổ chức thực hiện, Hệ thống yêu cầu phải thực hiện đồng bộ từ khâu tiếp nhận, giải quyết đến ban hành quyết định. Các khâu thuộc thẩm quyền xử lý từ chuyên viên, lãnh đạo phòng, lãnh đạo đơn vị, đôi khi đến cả Thủ trưởng cấp bộ, cấp tỉnh. Do đó, yêu cầu các đối tượng phải thường xuyên sử dụng, khi một khâu không truy cập, xử lý là toàn bộ quy trình bị ngừng trệ, ảnh hưởng tiến độ thực hiện của đơn vị. Hay Hệ thống triển khai trên môi trường mạng internet nên yêu cầu sự ổn định kết nối mạng của Thanh tra Chính phủ cũng như tại đơn vị sử dụng. Khi mất kết nối mạng internet sẽ không truy cập được Hệ thống nên không kịp thời cập nhật, xử lý thông tin phát sinh trong ngày.

Không chỉ vậy, Hệ thống chưa mở rộng triển khai đến cấp xã/phường nên chưa quản lý được số lượt tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết KN, TC từ cấp xã, phường. Số liệu báo cáo trên Hệ thống của đơn vị chưa đầy đủ so với thực tế ảnh hưởng công tác chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước liên quan đến lĩnh vực KN, TC ngay từ khi phát sinh vụ việc tại cấp cơ sở. Ngoài ra, công chức được phân công làm công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư, giải quyết KN, TC còn kiêm nhiệm công việc khác hoặc thay đổi vị trí công tác nên ảnh hưởng đến việc thường xuyên cập nhật thông tin, kết quả các vụ việc trong công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư và giải quyết KN, TC đầy đủ theo quy trình từ khâu tiếp nhận, giải quyết đến ban hành quyết định.

Liên quan tới phần mềm của Hệ thống, nội dung tiếp công dân không đơn chưa phân tách trường nội dung đơn thư, hướng xử lý, chỉ có kết quả tiếp công dân nên chưa đầy đủ cho quá trình thống kê, báo cáo; bổ sung thêm loại đơn “tranh chấp” trong các lĩnh vực KN, TC, kiến nghị phản ánh; danh mục các cơ quan tiếp nhận trong quá trình nhập liệu chưa đầy đủ theo thực tế tại các đơn vị gây khó khăn trong quá trình kết thúc đơn thư hay Hệ thống chưa cho phép các đơn vị chủ động xóa các vụ việc nhập sai, nhập lỗi và đã ban hành văn bản trả lời công dân trong quá trình thao tác, đề nghị cho đơn vị chủ động xóa khi cần.

Từ những bất cập nêu trên, tại Báo cáo 174/BC-TTTT, Trung tâm Thông tin cũng kiến nghị với Chính phủ ban hành Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các bộ, ngành, địa phương phải cập nhật thường xuyên, liên tục dữ liệu tiếp công dân, xử lý đơn thư và giải quyết KN, TC từ khâu tiếp nhận, giải quyết, đến kết thúc ban hành quyết định giải quyết vào kho dữ liệu chung của Hệ thống. Trong đó, cho phép cập nhật đầy đủ thông tin, tài liệu liên quan của vụ việc TC để tạo thành vụ việc thống nhất; người sử dụng được theo dõi toàn bộ quá trình xử lý, giải quyết đã thực hiện trước đây của vụ việc để hạn chế tình trạng chuyển đơn lòng vòng giữa các cơ quan, đơn vị.

Đồng thời, kiến nghị các bộ, ngành, địa phương chủ động tăng cường công tác tập huấn, hướng dẫn người sử dụng cập nhật đầy đủ thông tin, kết quả các vụ việc trong công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư và giải quyết KN, TC theo quy trình từ khâu tiếp nhận, giải quyết đến ban hành quyết định; kịp thời phản ánh những tồn tại, bất cập trong quá trình sử dụng; quan tâm ổn định công tác đối với công chức thực hiện nghiệp vụ tiếp công dân, xử lý đơn thư và giải quyết KN, TC tại đơn vị. Hạn chế luân chuyển khi công chức chưa thành thạo các kỹ năng sử dụng phần mềm. Ngoài ra, Trung tâm Thông tin cũng kiến nghị ban hành danh mục các nhiệm vụ, quyền hạn của từng cá nhân theo chức trách, nhiệm vụ được giao liên quan đến công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư và giải quyết KN, TC tại đơn vị để quản trị đơn vị phân quyền trên Hệ thống cho phù hợp.

Đặc biệt, cục, vụ, đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ cần tăng cường sử dụng Hệ thống để cập nhật các đơn thư được Thủ tướng Chính phủ giao Thanh tra Chính phủ giải quyết; phối hợp cùng Trung tâm Thông tin tập huấn, hướng dẫn triển khai, mở rộng sử dụng đến các cơ quan Tư pháp, Ban Đảng, đoàn thể tại các bộ, ngành, địa phương; thường xuyên kiểm tra, giám sát việc sử dụng Hệ thống của các bộ, ngành, địa phương theo địa bàn quản lý; tham mưu báo cáo kết quả sử dụng Hệ thống theo địa bàn với lãnh đạo Chính phủ, Thanh tra Chính phủ.

Có thể khẳng định, việc sử dụng cơ sở dữ liệu quốc gia về KN, TC đã giúp Thanh tra Chính phủ và các đơn vị chủ động trong công tác chỉ đạo, điều hành liên quan đến lĩnh vực KN, TC ngay từ khi phát sinh vụ việc; khắc phục những hạn chế, bất cập trong công tác xử lý đơn thư, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ; qua đó góp phần tăng cường công khai minh bạch hoạt động của cơ quan nhà nước./.

Lan Anh