1. Vai trò của quản lý đơn thư trong giải quyết khiếu nại, tố cáo
Đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân có nội dung hết sức đa dạng, phong phú và chứa đựng nhiều vấn đề phức tạp, phản ánh thực tế các lĩnh vực của đời sống chính trị, kinh tế, xã hội. Chính vì vậy, quản lý hồ sơ đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý Nhà nước nói chung và trong công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo nói riêng. Thể hiện qua một số vai trò cụ thể sau:
Thứ nhất, quản lý tốt đơn thư nhằm khắc phục tình trạng không kiểm soát được đơn thư trùng lặp, nhiều đơn vị cùng giải quyết một vụ việc và không thống nhất về kết quả.
Thực tế đơn thư khiếu nại, tố cáo thường được tiếp nhận qua nhiều “đầu mối” khác nhau, trong khi các đầu mối này không thực hiện tốt cơ chế phối hợp, không có chế độ trao đổi thông tin với nhau dẫn đến việc không nắm được số lượng đơn thư, không phân biệt được đơn thư trùng lặp. Thậm chí các đơn vị tiếp nhận đơn thư của cùng một đối tượng, về một vấn đề nhưng có cách giải quyết khác nhau, không thống nhất dẫn đến thụ lý trùng lặp, phương án giải quyết không thống nhất giữa các đơn vị. Nếu quản lý, khai thác tốt thì ngay khi tiếp nhận đơn, cán bộ đã phát hiện được đơn thư trùng lặp… do vậy các vấn đề liên quan đến đơn thư trùng lặp sẽ được giải quyết triệt để.
Thứ hai, quản lý tốt đơn thư sẽ khắc phục được tình trạng đơn thư bị sót, bỏ quên không được giải quyết.
Hiện tại đơn thư được chuyển đến các phòng ban giải quyết nhưng lãnh đạo các đơn vị liên quan khác không nắm được thông tin, không kiểm tra, đôn đốc giải quyết nên dẫn đến đơn thư bị bỏ quên, không giải quyết kịp thời nguyện vọng, bức xúc của công dân. Điều này sẽ là một trong những nguyên nhân làm giảm hiệu quả của công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo. Do vậy, quản lý tốt sẽ giúp lãnh đạo đơn vị và các cán bộ chuyên môn nắm được tình trạng đơn thư đã tiếp nhận, đang xử lý hay đã quá hạn xử lý, để kiểm tra, đốc thúc, nhắc nhở kịp thời.
Thứ ba, quản lý tốt đơn thư khắc phục được tình trạng thông tin, tổng hợp số liệu thống kê chưa chính xác.
Đơn thư có thể được người khiếu nại, tố cáo gửi cho nhiều cơ quan, đơn vị, trong khi đó việc trao đổi thông tin giữa các cơ quan, đơn vị chưa tốt nên việc tổng hợp báo cáo sẽ không chính xác. Các số liệu như: Số lượng đơn thư tiếp nhận, số vụ việc đã giải quyết, số việc đang giải quyết... thường không chính xác so với thực tế. Quản lý tốt giúp giải quyết vấn đề thống kê báo cáo một cách hiệu quả thông qua một danh mục các báo cáo đầy đủ, đáp ứng các yêu cầu quản lý.
Do vậy, quản lý và khai thác tốt nguồn thông tin này sẽ góp phần phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo, quản lý của Đảng, Nhà nước.
2. Nội dung quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh
- Đối với việc lưu đơn:
Việc lưu đơn được áp dụng đối với các loại đơn sau:
Một là, đơn không đủ điều kiện thụ lý quy định tại điểm b, khoản 2, Điều 6 của Thông tư số 05/2021/TT-TTCP, ngày 01/10/2021 quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh.
Hai là, đơn khiếu nại có quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực pháp luật mà không thuộc trường hợp quy định tại Điều 38 Nghị định số 124/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Khiếu nại; đơn tố cáo đã có kết luận nội dung tố cáo và quyết định xử lý tố cáo đã có hiệu lực pháp luật mà người tố cáo không cung cấp được thông tin, tài liệu, chứng cứ mới.
Thời hạn lưu đơn quy định là 01 năm. Hết thời hạn nêu trên, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị xem xét, quyết định việc tiêu hủy đơn theo quy định của pháp luật.
- Về công tác quản lý, theo dõi đơn
Cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận đơn có trách nhiệm trả lời cơ quan, tổ chức, đơn vị, người có thẩm quyền đã chuyển đơn theo quy định của pháp luật.
Cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp nhận, chuyển đơn có trách nhiệm vào sổ hoặc nhập thông tin vào hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định hoặc phần mềm xử lý đơn để tra cứu, quản lý, theo dõi. Việc lưu trữ, vào sổ theo dõi hoặc sao lưu dữ liệu trên máy tính, tra cứu thông tin được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ, pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Danh mục bí mật nhà nước thuộc lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng.
Các cơ quan, tổ chức, đơn vị cần có các biện pháp để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, theo dõi đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh.
- Về công tác kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh
Trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh được giao cho ban tiếp công dân các cấp, cụ thể:
Ban Tiếp công dân Trung ương giúp Tổng Thanh tra Chính phủ theo dõi việc tiếp nhận, xử lý đơn gửi, chuyển đến Thanh tra Chính phủ; chủ trì phối hợp với các vụ, cục phụ trách địa bàn, lĩnh vực và các cơ quan, tổ chức tham gia tiếp công dân tại Trụ sở Tiếp công dân Trung ương, kiểm tra, đôn đốc việc tiếp nhận, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.
Ban Tiếp công dân tỉnh, Ban Tiếp công dân huyện có trách nhiệm phối hợp với cơ quan thanh tra nhà nước giúp chủ tịch ủy ban nhân dân cùng cấp kiểm tra, đôn đốc việc tiếp nhận xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh trên địa bàn, trong đó ưu tiên những vụ việc khiếu nại, tố cáo đông người, phức tạp, tồn đọng, kéo dài.
3. Một số vấn đề cần lưu ý trong công tác quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh
Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh trong công tác quản lý Nhà nước, trong quá trình thực hiện, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Nhận thức rõ vai trò của công tác quản lý đơn thư: Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm trong công tác giải quyết đơn thư nói riêng và cơ quan quản lý nhà nước về công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo nói chung cần nâng cao nhận thức của mình về tầm quan trọng của công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo; xác định được trách nhiệm của mình, bảo đảm các điều kiện về thể chế, con người, cơ sở vật chất… đảm bảo các điều kiện để thực hiện công tác quản lý đơn thư, trên cơ sở xác định được ý nghĩa vai trò của việc quản lý đơn thư trong công tác quản lý nhà nước.
- Tăng cường mối quan hệ phối hợp trong xử lý, giải quyết và quản lý đơn thư góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý đơn thư. Ngay từ giai đoạn phát sinh khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, đến quá trình tiếp nhận, xử lý và giải quyết đơn có thể sẽ liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều cơ quan khác nhau. Do vậy, để quản lý đơn thư, việc thông suốt thông tin, theo dõi chồng chéo và xác định rõ trách nhiệm, tránh bỏ sót vụ việc, nội dung công dân khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phải xây dựng và thực hiện cơ chế phối hợp hiệu quả. Việc phối hợp trong công tác tiếp nhận đơn, xử lý đơn và giải quyết đơn thư của người dân sẽ là yếu tố quan trọng giúp cho việc quản lý đơn thư đạt hiệu quả, đảm bảo thông suốt thông tin, hạn chế được chồng chéo và tăng cường trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền trong công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo.
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đơn thư. Xây dựng và hoàn thiện cơ sở dữ liệu quốc gia về khiếu nại, tố cáo nhằm thực hiện có hiệu quả công tác quản lý Nhà nước trong lĩnh vực này là một yêu cầu mà Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm.
Hiện nay, chúng ta đang thực hiện Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 09/3/2020 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025; Thủ tướng Chính phủ cũng đã ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng năm 2030, trên cơ sở đó, ngày 28/10/2020, Thanh tra Chính phủ cũng ban hành Kế hoạch số 1870/KH-TTCP về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, phát triển Chính phủ số và đảm bảo an toàn thông tin mạng giai đoạn 2021-2025; theo đó, trong hoạt động của hệ thống cơ quan thanh tra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo, phòng, chống tham nhũng cũng đã được quan tâm, triển khai thực hiện và sẽ tổng kết, đánh giá, đồng thời tiếp tục thực hiện trong thời gian tới.
Có thể nói, hiệu quả công tác quản lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý Nhà nước. Trên thực tế, công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo, hoạt động không chỉ phục vụ trực tiếp cho hoạt động nghiệp vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chức năng giải quyết khiếu nại, tố cáo này, mà còn cung cấp thông tin chính xác, thống nhất, tin cậy cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, ra quyết định quản lý trong cơ quan, tổ chức, đơn vị; cung cấp những thông tin phục vụ cho nghiên cứu khoa học, tổng kết kinh nghiệm cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị trong ngành Thanh tra nói riêng và các cơ quan quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực nói chung. Do vậy, trong thời gian tới, chúng ta cần quan tâm, tổ chức và đảm bảo tổ chức thực hiện công tác quản lý đơn thư đạt hiệu quả, trên cơ sở thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu đã đặt ra trong các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước trong thời gian vừa qua./.
TS. Nguyễn Thị Hồng Thúy
Trường Cán bộ Thanh tra