Theo Kết luận thanh tra số 12/KL-TTr ngày 21/6/2024, công tác lãnh đạo, chỉ đạo, tham mưu ban hành văn bản, triển khai thực hiện tại Sở Xây dựng tỉnh Cao Bằng chưa thực sự hiệu quả: Việc tham mưu ban hành Quyết định công bố thủ tục hành chính (TTHC) còn chậm trễ, chưa kịp thời; chưa ban hành quy trình nội bộ của một số TTHC theo quy định; việc xác định mức độ TTHC, ban hành quy trình nội bộ thực hiện TTHC (mức độ 4) chưa phù hợp với thực tế tiếp nhận và giải quyết TTHC.

Công tác kiểm tra, rà soát việc thực hiện TTHC hàng năm của Sở chưa được thực hiện tốt; chưa kịp thời phát hiện những khó khăn, vướng mắc, tồn tại, hạn chế, vi phạm, nguyên nhân trong quá trình thực hiện tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả để sửa đổi, bổ sung, chấn chỉnh, xử lý hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét điều chỉnh bổ sung phù hợp với thực tế thực hiện.

Sở Xây dựng tỉnh Cao Bằng còn tồn tại, hạn chế trong việc thực hiện công vụ. Ảnh minh hoạ: ST

Thanh tra tỉnh cho biết, qua kiểm tra 108 hồ sơ TTHC đã phát hiện nhiều hồ sơ xử lý, giải quyết không đúng quy định tại Nghị định 61/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung tại nghị định số 107/2021/NĐ-CP.

Cụ thể, hồ sơ được kiểm tra thiếu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; một số hồ sơ do các chủ đầu tư đề nghị nhưng người nộp hồ sơ thể hiện với vai trò cá nhân (không có giấy giới thiệu, uỷ quyền của chủ đầu tư hay cơ quan, tổ chức); chưa thực hiện kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân, tổ chức thông qua số định danh cá nhân khi tiếp nhận hồ sơ Online.

Khi tiếp nhận hồ sơ chưa kiểm soát chặt chẽ thành phần, tính hợp lệ của thành phần hồ sơ dẫn đến việc bộ phận chuyên môn thực hiện giải quyết TTHC phải ra văn bản yêu cầu bổ sung...; tiếp nhận thành phần hồ sơ trực tuyến là bản giấy.

Bên cạnh đó, quá trình giải quyết một số hồ sơ còn tiếp xúc trực tiếp với chủ đầu tư; văn bản gửi xin ý kiến các cơ quan liên quan không thông qua Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả; một số hồ sơ Sở thực hiện lấy ý kiến các cơ quan liên quan trước khi chủ đầu tư nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả là không đúng trình tự tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC.

Kết quả giải quyết một số hồ sơ chưa đảm bảo theo quy định; có hồ sơ được giải quyết trong khi quy trình nội bộ chưa được ban hành. Thời gian giải quyết hồ sơ của TTHC chưa thống nhất giữa thời gian giải quyết được công bố (ngày theo lịch) với thời gian giải quyết theo quy trình nội bộ và trên Hệ thống thông tin (ngày làm việc), chưa đảm bảo thời gian quy định của quy trình nội bộ.

Tại Kết luận, thanh tra tỉnh đã chỉ rõ trách nhiệm của những tồn tại, hạn chế nêu trên thuộc lãnh đạo Sở Xây dựng trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, bộ phận tham mưu công tác cải cách hành chính (CCHC) và cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) trực tiếp thực hiện tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả TTHC.

Theo Thanh tra tỉnh, nguyên nhân để xảy ra những vi phạm trên là do công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát của lãnh đạo sở chưa được thường xuyên, sâu sát, vì vậy chưa kịp thời phát hiện, khắc phục các hạn chế, thiếu sót trong quá trình giải quyết TTHC, cung cấp dịch vụ hành chính công (DVHCC).

Nhận thức, trách nhiệm của một số CBCCVC trong thực hiện chức trách nhiệm vụ chưa cao; năng lực chuyên môn, nghiệp vụ chưa đồng đều, chưa chủ động nghiên cứu các văn bản hướng dẫn về CCHC để nâng cao nghiệp vụ; quá trình xử lý hồ sơ TTHC chưa linh hoạt, chưa hướng dẫn đầy đủ cho tổ chức, người dân đến nộp hồ sơ.

Ngoài ra, sự phối hợp giữa Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả với Văn phòng Sở và các phòng chuyên môn chưa cao, dẫn đến công tác tham mưu cho lãnh đạo Sở còn hạn chế, chưa kịp thời; chưa theo dõi tốt việc biến động của TTHC qua các năm, số đã công bố, đã bãi bỏ, sửa đổi, bổ sung, số TTHC chưa được ban hành quy trình nội bộ; quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC có những khó khăn, vướng mắc chưa tham mưu kịp thời cho lãnh đạo Sở để xem xét giải quyết.

Từ những tồn tại, hạn chế đã được chỉ ra trong Kết luận, để nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, ban hành và triển khai thực hiện các quy định của Nhà nước về thực hiện TTHC, cung cấp DVHCC cho tổ chức, cá nhân tại Sở Xây dựng, Chánh Thanh tra tỉnh kiến nghị UBND tỉnh Cao Bằng chỉ đạo Sở Xây dựng rà soát tham mưu UBND tỉnh kịp thời ban hành quy trình giải quyết nội bộ, điều chỉnh những nội dung chưa thống nhất giữa TTHC, Quy trình nội bộ và hệ thống thông tin điện tử, điều chỉnh quy trình nội bộ đã ban hành đảm bảo phù hợp với thực tế giải quyết các công việc phát sinh, mức độ TTHC chưa phù hợp.

Xem xét đầu tư, bố trí hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật phục vụ tiếp nhận, giải quyết TTHC tại Trung tâm Phục vụ hành chính công giúp cho các cơ quan, đơn vị nói chung, Sở Xây dựng nói riêng có đủ trang thiết bị thực hiện nhiệm vụ. Giao Sở Xây dựng tham mưu UBND tỉnh kiến nghị với Bộ Xây dựng hướng dẫn, giải quyết khó khăn vướng mắc giữa VBQPPL về xây dựng và VBQPPL về cải cách TTHC.

Đối với Sở Xây dựng, yêu cầu xem xét, điều chỉnh thời gian đối với TTHC cấp chứng chỉ hành nghề, năng lực đảm bảo quy định về cắt giảm thời gian giải quyết TTHC.

Chủ động tập huấn nghiệp vụ tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC cho cho CBCCVC; rà soát tự bố trí trang thiết bị cần thiết để đảm bảo cho công tác tiếp nhận hồ sơ TTHC; căn cứ những tồn tại hạn chế, bất cập tham mưu UBND tỉnh kiến nghị cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung những nội dung chưa thống nhất giữa văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) về TTHC và VBQPPL về chuyên ngành xây dựng.

Đặc biệt, từ những vi phạm Thanh tra tỉnh đã chỉ ra trong Kết luận, đề nghị Sở Xây dựng tiến hành kiểm điểm, làm rõ trách nhiệm tập thể, cá nhân liên quan những tồn tại, hạn chế; đánh giá, rút kinh nghiệm trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện; chỉ đạo khắc phục trong thời gian sớm nhất.