Theo Kết luận thanh tra số 13/KL-TTr ngày 21/6/2024 của Thanh tra tỉnh Cao Bằng, trong trách nhiệm quản lý nhà nước về thực hiện thủ tục hành chính (TTHC), cung cấp dịch vụ hành chính công cho cá nhân, tổ chức, Sở Công thương còn có một số hồ TTHC chỉ thực hiện thao tác tiếp nhận và chuyển tiếp, nên không có kết quả trên hệ thống dẫn đến tỷ lệ thực hiện số hoá TTHC thấp.

Thủ tục Thông báo hoạt động khuyến mại Sở chỉ tiếp nhận và không có kết quả thực hiện do vậy dẫn đến không thể hiện tỷ lệ số hoá kết quả hồ sơ. Một số TTHC hiện nay đang được thực hiện là mức độ 4 chưa được phù hợp với thực tế do chưa có khả năng thực hiện được trên môi trường mạng.

Thủ tục Cấp giấy phép cho các hoạt động trong phạm vi bảo vệ đập, hồ chứa thủy điện trên địa bàn thuộc thẩm quyền cấp phép của UBND tỉnh quy định về thành phần hồ sơ được đăng công khai trên cổng thông tin dịch vụ công chưa đúng theo quy định của Nghị định 40/2023/NĐ-CP.

Trụ sở Sở Công thương tỉnh Cao Bằng. Ảnh: tapchicongthuong.vn

Bên cạnh đó, các cá nhân được giao nhiệm vụ thụ lý các hồ sơ thủ tục hành chính chưa kịp thời thống kê mục lục hồ sơ, tài liệu và giao nộp cho bộ phận lưu trữ của cơ quan theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Luật Lưu trữ. Một số văn bản như các phiếu xin lỗi và hẹn ngày trả lại kết quả chưa được ký số theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 10 Thông tư 01/2018/TT-VPCP.

Phiếu kiểm soát hồ sơ TTHC chưa cập nhật, phản ánh đầy đủ về các bước quy trình nội bộ trong giải quyết TTHC theo Quyết định số 906/QĐ-UBND ngày 27/6/2019 của UBND tỉnh Cao Bằng.

Thanh tra tỉnh cho biết, 3/3 thủ tục quá thời hạn giải quyết Sở đã có Phiếu xin lỗi, nhưng không có số văn bản theo quy định về văn thư lưu trữ, nội dung của Phiếu xin lỗi là yêu cầu đơn vị bổ sung hồ sơ nhưng Sở không có văn bản bổ sung hồ sơ theo quy định; 02 hồ sơ giải quyết quá hạn, nhưng đơn vị không ban hành văn bản xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả.

Sở đã ban hành 10/28 văn bản để trả lại hồ sơ TTHC chưa đủ điều kiện giải quyết còn vượt quá ngày theo quy định. Các hồ sơ thủ tục cấp Giấy chứng nhận huấn luyện kỹ thuật an toàn vật liệu nổ công nghiệp, không lưu bản sao kết quả thực hiện TTHC.

Ngoài ra, còn có hồ sơ thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện làm đại lý bán lẻ xăng, dầu thành phần hồ sơ thừa Giấy phép xây dựng do cơ quan có thẩm quyền cấp; hồ sơ thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng/điều chỉnh Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng, thành phần hồ sơ có hồ sơ thiết kế cơ sở có dấu thẩm định, tuy nhiên một số trang không ghi ngày tháng và thủ tục Thẩm định, phê duyệt quy trình vận hành hồ chứa thủy điện, quy trình thực hiện giải quyết hồ sơ TTHC chưa cập nhật, phản ánh đầy đủ về các bước quy trình nội bộ trong giải quyết TTHC.

Kết luận cũng đã nêu rõ nguyên nhân để xảy ra tồn tại hạn chế trên là do công chức được giao nhiệm vụ giải quyết TTHC chưa thực hiện đầy đủ các bước giải quyết trên môi trường điện tử, chưa nhận thấy tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ tài liệu; chưa chủ động, sát sao việc tham mưu thực hiện việc xử lý các hồ sơ không đủ điều kiện, quá hạn.

Việc kiểm tra, rà soát hồ sơ TTHC tiếp nhận còn thiếu sót dẫn đến một số thành phần hồ sơ tiếp nhận có hồ sơ thừa, thiếu theo quy định, việc phối hợp giữa Văn phòng và các phòng ban chuyên môn chưa được chặt chẽ. Công tác theo dõi, giám sát của bộ phận cải cách hành chính, lãnh đạo Sở có lúc chưa được thường xuyên.

Theo Thanh tra tỉnh, trách nhiệm các hạn chế thiếu sót nêu trên thuộc Giám đốc Sở Công thương trong công tác chỉ đạo, điều hành chung, lãnh đạo Sở được phân công phụ trách lĩnh vực và người đứng đầu các phòng qua các thời kỳ, các công chức trong công tác tham mưu thực hiện các quy định về thực hiện giải quyết TTHC.

Để nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, ban hành và triển khai thực hiện các quy định của nhà nước về thực hiện TTHC, cung cấp dịch vụ hành chính công cho tổ chức, cá nhân tại Sở Công Thương, Chánh Thanh tra tỉnh kiến nghị UBND tỉnh Cao Bằng chỉ đạo Sở Công Thương xem xét rà soát lại một số TTHC hiện nay đang được thực hiện là mức độ 4 chưa được phù hợp với thực tế và kiểm tra, rà soát lại thủ tục cấp giấy phép cho các hoạt động trong phạm vi bảo vệ đập, hồ chứa thủy điện trên địa bàn thuộc thẩm quyền cấp phép của UBND tỉnh.

Giao Sở Công Thương tham mưu cho UBND tỉnh ban hành văn bản gửi Bộ Công Thương, đề nghị xem xét sửa đổi, bổ sung thủ tục Thông báo hoạt động khuyến mại đảm bảo tiếp nhận và giải quyết trên hệ thống. Bố trí đầy đủ trang thiết bị phục vụ tiếp nhận, giải quyết TTHC tại Trung tâm phục vụ hành chính công giúp cho các cơ quan, đơn vị nói chung, Sở Công Thương nói riêng có đủ trang thiết bị thực hiện nhiệm vụ.

Cùng với đó, Thanh tra tỉnh đề nghị Giám đốc Sở Công thương căn cứ nội dung những tồn tại hạn chế đã nêu trong kết luận thanh tra, chỉ đạo, yêu cầu các phòng chuyên môn của Sở có biện pháp khắc phục những tồn tại hạn chế; yêu cầu các tập thể, cá nhân kiểm điểm đánh giá, rút kinh nghiệm trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện. Xem xét kiểm tra, rà soát lại một số TTHC, chủ động tham mưu cho UBND tỉnh ban hành văn bản điều chỉnh, bổ sung theo quy định.

Chỉ đạo bộ phận chuyên môn và các công chức được giao nhiệm vụ thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC đầy đủ, đúng quy định để hạn chế thấp nhất hồ sơ trả lại, không đủ điều kiện giải quyết. Thực hiện đúng các quy định về lưu trữ hồ sơ TTHC, thực hiện đầy đủ quy trình giải quyết hồ sơ TTHC trên hệ thống và đảm bảo đúng thời gian theo quy định theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; cập nhật đầy đủ quy trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trên hệ thống.

Đồng thời, tăng cường công tác giám sát, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện TTHC tại các đơn vị trực thuộc nhằm khắc phục, chấn chỉnh những sai phạm trong quá trình thực hiện./.