Theo báo cáo của UBND quận Đồ Sơn, năm 2020 quận thực hiện 327 lượt thủ tục hành chính liên quan đến hộ kinh doanh gồm cấp Giấy chứng nhận cho 278 hộ; thay đổi Giấy chứng nhận 37 lượt; thu hồi Giấy chứng nhận của 12 hộ. Năm 2021 thực hiện 298 lượt thủ tục hành chính liên quan đến hộ kinh doanh gồm cấp mới Giấy chứng nhận cho 234 hộ; thay đổi Giấy chứng nhận 58 lượt; cấp lại Giấy chứng nhận 01 lượt; chấm dứt hoạt động 05 hộ. Về thực hiện các thủ tục liên quan đến đăng ký hợp tác xã, năm 2020 quận thực hiện 02 lượt thủ tục hành chính, gồm thay đổi nội dung đăng ký 02 lượt. Năm 2021 thực hiện 02 lượt thủ tục hành chính, trong đó cấp mới Giấy chứng nhận 01 lượt, thay đổi nội dung đăng ký 01 lượt.

Đoàn thanh tra của Sở KHĐT Hải Phòng đã kiểm tra tổng số 621 hồ sơ, trong đó có 617 hồ sơ về đăng ký hộ kinh doanh (506 hồ sơ cấp mới, 96 hồ sơ thay đổi nội dung, 15 hồ sơ chấm dứt kinh doanh) và 04 hồ sơ về đăng ký hợp tác xã (01 hồ sơ cấp mới, 03 hồ sơ thay đổi nội dung), số hồ sơ trên được Đoàn thanh tra lựa chọn ngẫu nhiên và thời gian trải đều từ tháng 01/2020 đến tháng 12/2021.

Trụ sở UBND quận Đồ Sơn. Ảnh minh hoạ

Qua công tác thanh tra, Đoàn thanh tra đã chỉ ra UBND quận Đồ Sơn còn nhiều vấn đề tồn tại, bất cập trong công tác cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã cần phải khắc phục. Cụ thể:

Kiểm tra về Giấy đề nghị/Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh, Đoàn thanh tra nhận thấy, trước ngày 01/5/2021, hầu hết Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh/Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh chưa thực hiện theo đúng mẫu quy định tại Phụ lục III-1, Phụ lục III-3 ban hành kèm Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT. Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh thiếu mục Chủ thể thành lập hộ kinh doanh, mục Thông tin về các thành viên tham gia thành lập hộ kinh doanh; kết cấu phần Giấy tờ chứng thực cá nhân vẫn theo Phụ lục III-1 Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh chưa ghi rõ Tên hộ kinh doanh ở góc trên bên trái, thừa mục số lao động, các giấy tờ gửi kèm. Từ ngày 01/5/2021 (thời điểm Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT có hiệu lực), Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh/Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh chưa thực hiện đúng theo mẫu tại Phụ lục III-1, Phụ lục III-2 ban hành kèm Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.

Đối với Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, trước thời điểm 01/5/2021, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (Giấy chứng nhận) được lập theo mẫu Phụ lục VI-1 ban hành kèm Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT, tuy nhiên một số nội dung chưa đúng với quy định. Tiêu đề Giấy chứng nhận thừa chữ KINH DOANH sau GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ; thiếu mục Chủ thể thành lập hộ kinh doanh; tiêu đề mục Thông tin về đại diện hộ kinh doanh ghi thành Họ và tên cá nhân, đại diện hộ kinh doanh, kết cấu phần Giấy tờ chứng thực cá nhân chưa đúng mẫu. Sau thời điểm trên, Giấy chúng nhận được lập theo mẫu Phụ lục VI-1 ban hành kèm Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT, tuy nhiên một số nội dung chưa đúng với quy định.

Về Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, kiểm tra hồ sơ cho thấy phần vào sổ theo dõi hồ sơ như quyến số... còn để trống; nhiều Giấy tiếp nhận không có chữ ký của người nộp hồ sơ, người tiếp nhận hồ sơ; một số hồ sơ lưu không có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Hầu hết Giấy tiếp nhận hồ sơ trong năm 2020 ghi chép thành phần hồ sơ: Tên hộ kinh doanh; địa chỉ địa điếm kinh doanh; số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có); Ngành, nghề KD; số vốn KD; số lao động; Họ, tên, chữ ký, địa chỉ nơi cư trú, số và ngày cấp thẻ căn cước công dân hoặc CMND hoặc hộ chiếu còn hiệu lực là chưa đúng quy định. Nhiều trường họp Giấy tiếp nhận không ghi nhận tài liệu như Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, Giấy tờ pháp lý cá nhân, nhưng hồ sơ luu lại có các giấy tờ này.

Kiểm tra thực tế quá trình luân chuyến và xử lý hồ sơ cho thấy, một số Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ chỉ có chữ ký, không ghi tên người giao, người nhận hồ sơ và thời gian giao nhận. Một số hồ sơ lưu tại Phòng Tài chính - Kế hoạch quận không có Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, nên không rõ trách nhiệm của từng bộ phận nếu để xảy ra sai sót hoặc chậm trễ. Ngoài ra, một số hồ sơ lưu thiếu bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân hoặc chỉ có bản chụp giấy tờ pháp lý cá nhân, không có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền hoặc cán bộ thụ lý hồ sơ đối chiếu, xác nhận về tính chính xác so với bản chính.

Thời gian giải quyết thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hợp tác xã Hợp Tiến Bàng La (năm 2021) chưa đảm bảo quy định tại khoản 2 Điều 17 Nghị định số 193/2013/NĐ-CP của Chính phủ. Trong năm 2020, Phòng Tài chính - Kế hoạch quận chưa thực hiện lập báo cáo kết quả đăng ký hộ kinh doanh, hợp tác xã hàng tháng, gửi về Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KHĐT.

Từ Kết luận thanh tra cho thấy, nguyên nhân của những bất cập này là do giai đoạn năm 2020 - 2021, việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã và trả hồ sơ chưa được quản lý bằng phần mềm ứng dụng chuyên ngành trên máy tính nên việc tra cứu, lưu trữ, kiểm tra thông tin, hồ sơ có khó khăn, dễ nhầm lẫn; quá trình thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh chưa có sự phối họp liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan đăng ký thuế cấp huyện; cơ sở dữ liệu về đăng ký kinh doanh còn rời rạc dẫn đến khó khăn trong việc quản lý và tra cứu. Tuy nhiên, Phòng Tài chính - Kế hoạch quận là đơn vị được giao thực hiện nhiệm vụ xử lý hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, hợp tác xã nhưng chậm cập nhật các quy định của pháp luật, quá trình thụ lý hồ sơ còn để xảy ra thiếu sót.

Để xảy ra những vi phạm này, trách nhiệm thuộc về lãnh đạo UBND quận trong chỉ đạo các cơ quan, đơn vị liên quan trong công tác cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký hợp tác xã, kiểm tra các hộ kinh doanh, hợp tác xã sau đăng ký. Cùng với đó, trách nhiệm thuộc về lãnh đạo Phòng Tài chính - Kế hoạch quận trong việc triển khai nhiệm vụ, tham mưu với UBND quận trong lĩnh vực được giao; kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của chuyên viên có liên quan. Ngoài ra, công chức có liên quan thuộc Phòng Tài chính - Kế hoạch quận trong việc tham mưu, tiếp nhận, xử lý hồ sơ cũng phải chịu một phần trách nhiệm./.