Bên cạnh đó, người ra quyết định thanh tra không trực tiếp giám sát nhưng vẫn phải theo dõi rất sát quá trình thanh tra để quyết định khi nào yêu cầu Tổ giám sát, công chức được giao nhiệm vụ giám sát làm việc với Đoàn thanh tra, đối tượng thanh tra, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, hay phê duyệt đề xuất của Tổ giám sát, công chức được giao nhiệm vụ giám sát Đoàn thanh tra.

Giám sát hoạt động Đoàn thanh tra là công việc quan trọng nhằm bảo đảm thanh tra đúng pháp luật, phù hợp với thực tế

Theo đó, làm sao để mọi hoạt động giám sát của Đoàn thanh tra đạt kết quả, chất lượng, đảm bảo về mặt thời gian theo quy định, giảm thời gian đi lại, giảm kinh phí hoạt động giám sát của Đoàn thanh tra và giảm tối thiểu việc làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của Đoàn thanh tra và đơn vị được thanh tra? Thực tiễn đó đòi hỏi phải có những biện pháp cụ thể để Tổ trưởng Tổ giám sát Đoàn thanh tra trên địa bàn tỉnh đạt hiệu quả và chất lượng cao nhất.

Trước đây, cơ quan thanh tra không quy định người thực hiện giám sát được đề xuất người ra quyết định thanh tra phê duyệt để làm việc với Đoàn thanh tra, đối tượng thanh tra, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan khi thấy cần thiết. Điều này mặc dù có khả năng hạn chế Tổ giám sát, công chức được giao nhiệm vụ giám sát tùy tiện trong quá trình giám sát, nhưng cũng lại khiến cho họ giám sát rất khó khăn. Do đó, đối với cuộc giám sát Đoàn thanh tra có nội dung, phạm vi thanh tra rộng và liên quan đến rất nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân thì phải áp dụng nhiều biện pháp: Xây dựng kế hoạch tiến hành giám sát Đoàn thanh tra một cách chi tiết; phương pháp tiến hành giám sát Đoàn thanh tra phải khoa học, hợp lý. 

Để nâng cao hiệu quả, chất lượng đối với các cuộc giám sát Đoàn thanh tra trên địa bàn tỉnh Quảng Nam, Tổ trưởng Tổ giám sát Đoàn thanh tra phải có trách nhiệm chủ trì xây dựng Kế hoạch tiến hành giám sát Đoàn thanh tra một cách chi tiết: Mục đích, yêu cầu phải rõ ràng; phạm vi, nội dung, đối tượng, thời kỳ, thời hạn giám sát thanh tra phải phù hợp với mục đích, yêu cầu, nội dung của cuộc thanh tra, điều kiện thực tiễn của đơn vị, nhân sự của Đoàn thanh tra; phương pháp tiến hành giám sát Đoàn thanh tra phải khoa học, hợp lý; đảm bảo những điều kiện sử dụng phương tiện, thiết bị, kinh phí,… phục vụ hoạt động giám sát của Đoàn thanh tra. Cụ thể:

Thứ nhất, xây dựng văn bản yêu cầu Đoàn thanh tra báo cáo: Tổ trưởng Tổ giám sát Đoàn thanh tra có trách nhiệm chủ trì cùng thành viên Tổ giám sát Đoàn thanh tra xây dựng văn bản yêu cầu Đoàn thanh tra báo cáo phải nêu rõ cách thức và thời gian nộp báo cáo. Nội dung yêu cầu báo cáo phải rõ ràng, cụ thể, nêu được những nội dung, thông tin cần thu thập để phục vụ quá trình giám sát Đoàn thanh tra trực tiếp và xây dựng báo cáo kết quả giám sát Đoàn thanh tra; cần nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa nội dung, mẫu biểu báo cáo số liệu trong công tác giám sát Đoàn thanh tra để xây dựng văn bản yêu cầu báo cáo tốt nhất.

Thứ hai, phải có phân công nhiệm vụ cụ thể cho thành viên Tổ giám sát Đoàn thanh tra: nêu rõ trách nhiệm, quyền hạn, quy định rõ về tiến độ thực hiện, chế độ thông tin báo cáo.

Thứ ba, chọn nội dung yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu để giám sát: Căn cứ vào báo cáo của Đoàn thanh tra, Tổ trưởng Tổ giám sát Đoàn thanh tra lựa chọn nội dung để giám sát Đoàn thanh tra đảm bảo đúng trọng tâm, trọng điểm, đảm bảo đủ cơ sở để Báo cáo kết quả giám sát Đoàn thanh tra chính xác, chặt chẽ, khách quan, đúng pháp luật… phù hợp với lực lượng của Tổ giám sát Đoàn thanh tra, thời gian giám sát Đoàn thanh tra. Yêu cầu Đoàn thanh tra chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để cung cấp. Phân công cụ thể cho các thành viên Tổ giám sát Đoàn thanh tra để kiểm tra trực tiếp.

Thứ tư, sau khi có hồ sơ, tài liệu, Tổ trưởng Tổ giám sát Đoàn thanh tra có trách nhiệm phân loại theo từng lĩnh vực để sắp xếp, bố trí việc triển khai thực hiện:

- Xác định các thời điểm báo cáo giám sát theo tiến độ thực hiện các nhiệm vụ được giao theo kế hoạch; giúp cho các thành viên giám sát Đoàn thanh tra có ý thức, trách nhiệm trong thực hiện các nhiệm vụ được giao, đồng thời các báo cáo sẽ xác lập cụ thể về kết quả và thời gian thực hiện các nhiệm vụ. Theo đó, Tổ trưởng Tổ giám sát Đoàn thanh tra giám sát được việc triển khai kế hoạch giám sát Đoàn thanh tra, kiểm soát được kết quả và tiến độ, tránh các trường hợp hoạt động giám sát không xuyên suốt, không cụ thể dẫn đến làm chậm hoặc làm sai lệch kết quả giám sát thanh tra (nếu báo cáo kết quả với Người ra quyết định thanh tra sau khi kết thúc thanh tra trực tiếp thì có thể thành viên Đoàn thanh tra sẽ móc ngoặc với đối tượng thanh tra để điều chỉnh nội dung kết quả trong báo cáo).

- Kiểm tra hồ sơ, tài liệu tại cơ quan: Đối với các hồ sơ về cơ quan, Văn phòng Thanh tra tỉnh bố trí phòng làm việc bảo đảm các điều kiện để Tổ giám sát Đoàn thanh tra thanh tra thực hiện việc kiểm tra hồ sơ tại cơ quan. Trong quá trình kiểm tra, trường hợp cần thiết phải xem thêm một số hồ sơ khác có liên quan, Tổ trưởng Tổ giám sát Đoàn thanh tra báo cáo Chánh Thanh tra tỉnh Thông báo với Đoàn thanh tra để mượn các hồ sơ đó. Đối với các nội dung cần giám sát chứng từ gốc, Tổ trưởng Tổ giám sát Đoàn thanh tra thông báo cho các đối tượng thanh tra chuẩn bị cung cấp kịp thời, xây dựng lịch làm việc cụ thể cho từng đối tượng, nội dung và giao nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên giám sát Đoàn thanh tra để tiến hành kiểm tra theo quy định.   

Thứ năm, đối chiếu, xác nhận nội dung kết quả giám sát: Tổ trưởng Tổ giám sát Đoàn thanh tra làm việc với Đoàn thanh tra để xác nhận nội dung kết quả giám sát của Tổ giám sát Đoàn thanh tra. Đối với các nội dung đã thống nhất, Tổ giám sát Đoàn thanh tra lập biên bản, xác nhận nội dung với Đoàn thanh tra; Các nội dung chưa thống nhất, yêu cầu Đoàn thanh tra kịp thời giải trình bằng văn bản cho Tổ giám sát Đoàn thanh tra. Căn cứ văn bản giải trình của Đoàn thanh tra, Tổ giám sát Đoàn thanh tra báo cáo và xin ý kiến xử lý của người ra quyết định thanh tra đối với từng trường hợp cụ thể. Sau đó, Tổ giám sát Đoàn thanh tra tiếp tục làm việc với Đoàn thanh tra để lập biên bản, kết thúc việc xác nhận nội dung kết quả giám sát.

Thứ sáu, kết thúc giám sát Đoàn thanh tra, lập thủ tục trả hồ sơ cho Đoàn thanh tra: Tổ trưởng Tổ giám sát Đoàn thanh tra báo cáo với người ra quyết định thanh tra về dự thảo kết quả giám sát của Tổ giám sát bằng văn bản và gửi cho Đoàn thanh tra biết; Tổ trưởng Tổ giám sát Đoàn thanh tra lập thủ tục giao trả hồ sơ, tài liệu đã mượn cho Đoàn thanh tra; đối với các hồ sơ, tài liệu cần phải lưu tại hồ sơ giám sát Đoàn thanh tra, Tổ giám sát Đoàn thanh tra yêu cầu Đoàn thanh tra xác nhận theo quy định.

Thiết nghĩ, để làm tốt công tác quản lý, điều hành, tổ chức hoạt động giám sát Đoàn thanh tra đạt hiệu quả rõ rệt, chất lượng của cuộc giám sát Đoàn thanh tra nâng lên thông qua việc thực hiện một số biện pháp nói trên như: Thời gian giám sát Đoàn thanh tra trực tiếp nhanh hơn, giảm kinh phí đi lại, lưu trú, tiết kiệm được kinh phí, giảm làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của Đoàn thanh tra.