Đây là yêu cầu của Ngân hàng Nhà nước nêu tại Thông tư số 14/2023/TT-NHNN ngày 20/11/2023 của Ngân hàng Nhà nước quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng phi ngân hàng có hiệu lực từ ngày 01/10/2024.

Thông tư này được ban hành theo đề nghị của Chánh Thanh tra, giám sát ngân hàng.

Đối tượng áp dụng Thông tư này gồm: Tổ chức tín dụng phi ngân hàng (công ty tài chính, công ty cho thuê tài chính) và tổ chức, cá nhân có liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng phi ngân hàng.

Theo giải thích tại Thông tư, Kiểm soát nội bộ là việc kiểm tra, giám sát đối với các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện cơ chế, chính sách, quy định nội bộ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, văn hóa kiểm soát nhằm kiểm soát xung đột lợi ích, kiểm soát rủi ro.

Rủi ro là khả năng xảy ra tổn thất (tổn thất tài chính, tổn thất phi tài chính) làm giảm thu nhập, vốn tự có dẫn đến làm giảm tỷ lệ an toàn vốn hoặc hạn chế khả năng đạt được mục tiêu kinh doanh của tổ chức tín dụng phi ngân hàng.

Xung đột lợi ích là tình huống khi một cá nhân, bộ phận đưa ra các quyết định theo thẩm quyền tạo ra lợi ích không phù hợp hoặc trái với lợi ích của tổ chức tín dụng phi ngân hàng.

Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng phi ngân hàng được xây dựng phù hợp với quy định tại Luật Các tổ chức tín dụng, Thông tư này và các quy định của pháp luật có liên quan và được tổ chức thực hiện nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. Hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện giám sát của quản lý cấp cao, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro và kiểm toán nội bộ.

Trụ sở chính của Ngân hàng Nhà nước tại Hà Nội. Ảnh: NT

Thông tư số 14 quy định, Hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng phi ngân hàng phải đáp ứng yêu cầu về hệ thống kiểm soát nội bộ theo quy định của Luật Các tổ chức tín dụng; phù hợp với quy mô, điều kiện và mức độ phức tạp trong hoạt động kinh doanh; có đủ nguồn lực về tài chính, con người, công nghệ thông tin để đảm bảo hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ; xây dựng, duy trì văn hóa kiểm soát, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp cho tổ chức tín dụng phi ngân hàng.

Hệ thống kiểm soát nội bộ phải có ba tuyến bảo vệ độc lập, bao gồm:

Tuyến bảo vệ thứ nhất: có chức năng nhận dạng, kiểm soát và giảm thiểu rủi ro do các bộ phận sau thực hiện: Các bộ phận kinh doanh (bao gồm cả bộ phận phát triển sản phẩm), các bộ phận có chức năng tạo ra doanh thu khác; các bộ phận có chức năng thực hiện các quyết định có rủi ro; Các bộ phận có chức năng phân bổ hạn mức rủi ro, kiểm soát rủi ro, giảm thiểu rủi ro (thuộc bộ phận kinh doanh hoặc bộ phận độc lập) đối với từng loại hình giao dịch, hoạt động kinh doanh; Bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán;

Tuyến bảo vệ thứ hai: có chức năng xây dựng các nội dung liên quan đến quản lý rủi ro, quy định nội bộ về quản trị rủi ro, theo dõi rủi ro và tuân thủ quy định pháp luật do các bộ phận sau đây thực hiện: Bộ phận tuân thủ quy định tại Điều 16 Thông tư này; Bộ phận quản lý rủi ro quy định tại Điều 18 Thông tư này;

Tuyến bảo vệ thứ ba: có chức năng kiểm toán nội bộ do bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện theo quy định tại Luật Các tổ chức tín dụng và Thông tư này.

Ngân hàng Nhà nước yêu cầu, việc quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng phi ngân hàng phải tuân thủ quy định của pháp luật; lưu trữ đầy đủ để cung cấp theo yêu cầu của kiểm toán nội bộ, tổ chức kiểm toán độc lập, cơ quan có thẩm quyền trong quá trình kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, kiểm tra, thanh tra, giám sát.

Đồng thời, phải lập báo cáo gửi Ngân hàng Nhà nước (qua Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng) về hệ thống kiểm soát nội bộ (bao gồm: Báo cáo hằng năm về kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro; Báo cáo hằng năm về kiểm toán nội bộ và Báo cáo đột xuất về kiểm toán nội bộ).

Các báo cáo phải cập nhật các tồn tại, hạn chế, rủi ro phát sinh trong toàn bộ tổ chức tín dụng phi ngân hàng (bao gồm các bộ phận tại trụ sở chính; chi nhánh và các đơn vị phụ thuộc khác của tổ chức tín dụng phi ngân hàng).

Thông tư số 14/2023/TT-NHNN ngày 20/11/2023 cũng sửa đổi, bổ sung Thông tư số 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài như sau: a) Sửa đổi, bổ sung Điều 1 như sau: “Điều 1. Phạm vi điều chỉnh: Thông tư này quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng (trừ ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng phi ngân hàng).” b) Bãi bỏ cụm từ “chi nhánh ngân hàng nước ngoài” tại toàn bộ Thông tư này.