Đến thời điểm hiện tại, Bắc ninh đã và đang thực hiện có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy chuyển đổi số vào các hoạt động nghiệp vụ tiếp công dân.
Phần mềm tiếp công dân, theo dõi đơn thư
Bên cạnh phần mềm cơ sở dữ liệu quốc gia về công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo (KNTC), kiến nghị, phản ánh (KNPA) của Thanh tra Chính phủ, Ban Tiếp công dân tỉnh Bắc Ninh đã xây dựng phần mềm tiếp công dân, xử lý đơn thư, theo dõi kết quả giải quyết KNTC. Phần mềm này được triển khai áp dụng trong nội bộ Ban Tiếp công dân tỉnh từ năm 2020.
Phần mềm bao gồm các mục tiếp công dân, xử lý đơn thư, thụ lý giải quyết, kết quả giải quyết, lãnh đạo phê duyệt, trả kết quả giải quyết, tra cứu đơn thư, hủy đơn thư, thống kê báo cáo. Trên cơ sở hệ thống nêu trên, lãnh đạo Ban Tiếp công dân tỉnh Bắc Ninh đã chỉ đạo cán bộ, công chức triển khai thực hiện nghiêm túc việc nhập dữ liệu vào phần mềm đảm bảo chính xác, kịp thời; sử dụng có hiệu quả các thông tin đã được cập nhật, lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.
Hiệu quả của phần mềm ngoài việc phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và Ban Tiếp công dân từ việc tiếp nhận, phân loại, xử lý đến việc trả kết quả người dân; theo dõi tiến trình, diễn biến vụ việc khiếu kiện phục vụ cho công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư; phần mềm còn phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ vụ việc; thống kê, báo cáo, đảm bảo nhanh chóng, chính xác.
Tiếp công dân tự động
Phần mềm tiếp công dân tự động được Ban Tiếp công dân tỉnh triển khai áp dụng từ năm 2020. Tại các phiên tiếp công dân định kỳ của Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch UBND tỉnh, Thường trực Tỉnh ủy, và Đại biểu Quốc hội tỉnh (gọi chung là lãnh đạo tỉnh), công dân đến Trụ sở Tiếp công dân tỉnh khá đông, có phiên lên đến 60-70 lượt vụ việc. Vì thế, một số phiên tiếp công dân định kỳ đã xảy ra tình trạng tranh cãi người trước, người sau.
Để khắc phục tình trạng đó, Ban Tiếp công dân tỉnh đã tham mưu, đề xuất triển khai áp dụng phần mềm tiếp công dân tự động tại các phiên tiếp công dân định kỳ của lãnh đạo tỉnh. Khi đến Trụ sở tiếp công dân, theo giờ mở cửa đã được niêm yết tại Phòng chờ, công dân sẽ thực hiện thao tác bấm số lấy phiếu thứ tự, viết phiếu đăng ký và gửi vào Phòng thường trực tiếp công dân.
Cán bộ tiếp công dân tại Phòng thường trực sẽ tiếp nhận, vào sổ tiếp công dân, sau đó sẽ mời công dân vào phòng tiếp để năm bắt và làm rõ nội dung khiếu nại, tố cáo bằng việc bấm theo số thứ tự đã in trên phiếu mà công dân đã nộp tại Phòng Thường trực. Loa phát thanh tra mời công dân và hướng dẫn công dân đến để được tiếp đón.
Tại Phòng Thường trực tiếp công dân, Ban Tiếp công dân tỉnh tiến hành phân loại những vụ KNTC, KNPA của công dân. Phân tích, giải thích, tuyên truyền, vận động công dân chấm dứt KNTC kéo dài đối với những vụ việc đã được Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, giải quyết và ban hành văn bản trả lời. Hướng dẫn công dân chờ văn bản giải quyết đối với những vụ việc đã được Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo cơ quan chức năng xem xét và đề xuất, đang trong thời hạn giải quyết.
Chuyển đơn, hướng dẫn công dân gửi đơn đến đúng cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết đối với các vụ việc không thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh. Đề xuất Chủ tịch UBND tỉnh tiếp các vụ việc thuộc thẩm quyền và vụ việc không thuộc thẩm quyền nhưng có tình tiết phức tạp, kéo dài để chỉ đạo kịp thời cấp thẩm quyền xem xét, giải quyết.
Tại phòng Tiếp công dân của lãnh đạo tỉnh, trên cơ sở những vụ việc do Ban Tiếp công dân tỉnh đề xuất đại biểu tiếp công dân tiếp, thư ký phòng tiếp sẽ bấm số gọi theo số đã được công dân lấy số thứ tự đăng ký in trên danh sách, loa phát thanh sẽ hướng dẫn công dân đến phòng tiếp.
Phần mềm tiếp công dân tự động sau khi được đưa vào sử dụng đã mang lại hiệu quả rõ rệt. Nó khắc phục được tình trạng tranh giành thứ tự, tình trạng lộn xộn, mất trật tự tại buổi tiếp; cán bộ tiếp công dân không mất thời gian và công sức để gọi trực tiếp; đồng thời cũng lưu trữ lại dữ liệu mà công dân đã đến trụ sở tiếp công dân.
Tiếp công dân trực tuyến
Tỉnh Bắc Ninh triển khai ứng dụng tiếp công dân trực tuyến vào các kỳ tiếp công dân của lãnh đạo tỉnh từ năm 2014. “Hệ thống tiếp công dân trực tuyến gồm có hệ thống trang thiết bị tại 09 điểm cầu; sử dụng MCU cứng (thiết bị chuyển mã video giúp kết nối các điểm đầu cuối và thiết lập cuộc gọi, truyền/nhận hình ảnh giữa các điểm cầu) đặt tại Trụ sở Tiếp công dân tỉnh, điểm cầu chính kết nối với 08 các huyện, thị xã, thành phố bằng đường truyền Internet 50Mbps”.
Hiện nay, hệ thống và hạ tầng thiết bị đang chuẩn bị được tích hợp vào hệ thống và hạ tầng thiết bị của Hệ thống hội nghị truyền ba cấp tỉnh Bắc Ninh.
Thời gian đầu, tiếp công dân trực tuyến được áp dung đối với các phiên tiếp công dân định kỳ của Chủ tịch UBND tỉnh; các cuộc họp giao ban định kỳ giữa Ban Tiếp công dân tỉnh với Ban Tiếp công dân các huyện, thị xã, thành phố.
Từ năm 2019 đến nay, tiếp công dân trực tuyến được áp dụng đối với phiên tiếp công dân định kỳ của Bí thư Tỉnh ủy. Tiếp công dân trực tuyến lần đầu tiên được đưa vào quy chế của Ban Thường vụ tỉnh ủy Bắc Ninh.
Theo đó, “Bí thư Tỉnh ủy trực tiếp công dân định kỳ trực tuyến với 08 điểm cầu tiếp công dân của Bí thư các huyện ủy, thị ủy, thành ủy vào ngày 10 của tháng cuối mỗi quí”. Trong thời gian tới, việc tiếp công dân trực tuyến sẽ được thực hiện đối với cả các phiên tiếp công dân định kỳ của Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh và phiên của Đại biểu Quốc hội tỉnh Bắc Ninh.
Thực hiện việc ký số các văn bản chỉ đạo giải quyết đơn thư
Việc ký số các văn bản chỉ đạo giải quyết đơn thư nằm trong phần mềm Quản lý văn bản và hệ điều hành của tỉnh Bắc Ninh. Đây là phần mềm chạy trên nền web thực hiện việc quản lý và vận hành quy trình xử lý công việc trong cơ quan, giúp cho cán bộ xử lý và tác nghiệp nhanh chóng, thuận lợi hơn.
Hệ thống được xây dựng nhằm quản lý tài liệu, văn bản, các quá trình xử lý cũng như quy trình thực hiện được phần mềm hỗ trợ để đáp ứng các nhiệm vụ tác nghiệp của cán bộ trong cơ quan nhà nước. Các văn bản xử lý đơn thư trình Chủ tịch UBND tỉnh để thụ lý, giao nhiệm vụ xác minh hoặc đôn đốc, chỉ đạo giải quyết, báo cáo kết quả xác minh, văn bản giải quyết cũng được thực hiện trên phần mềm.
Việc ứng dụng phần mềm đã góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ, viên chức nhà nước trong việc luân chuyển và xử lý tài liệu, văn bản nói chung và công tác xử lý đơn, giải quyết đơn thư khiếu nại nói riêng trên địa bàn tỉnh Bắc ninh trong thời gian qua.
Cùng với các ứng dụng nêu trên, trong thời gian tới, để tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo trên địa bàn tỉn, Ban Tiếp công dân tỉnh Bắc Ninh đang nghiên cứu, khảo sát để tiến tới đề xuất, kiến nghị UBND tỉnh xây dựng hệ thống cơ sở, dữ liệu đăng ký tiếp công dân và hướng dẫn, trả lời công dân qua smart phone và các thiết bị điện tử.
Như vậy, có thể thấy Bắc Ninh là một trong những tỉnh đi đầu trong việc nỗ lực, đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ số 4.0 vào hoạt động tiếp công dân thông qua việc ứng dụng có hiệu quả phần mềm tiếp công dân, theo dõi và quản lý đơn thư, kết quả giải quyết KNTC; phần mềm tiếp công dân tự động; xây dựng mô hình tiếp công dân trực tuyến; ứng dụng chữ ký số để ký số trên các văn bản phát hành; xây dựng trang thông tin điện tử Ban Tiếp công dân tỉnh.
Tất cả đã góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong hoạt động thanh tra, tiếp công dân, giải quyết KNTC; đồng thời đã mang lại nhiều tín hiệu tích cực như tiết kiệm thời gian, giảm chi phí hành chính; cải tiến phương pháp làm việc; các thông tin được trao đổi, xử lý nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả; tăng hiệu xuất xử lý công việc.
Đồng thời, nâng cao ý thức, trách nhiệm của công chức, giúp lãnh đạo có thể quản lý, điều hành công việc khoa học hơn; công khai, minh bạch trong hoạt động tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, phục vụ tốt hơn cho người dân./.