Cụ thể, Thông tư 05 quy định việc tiếp nhận, phân loại, xử lý đối với đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh (sau đây gọi chung là đơn). Các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính được tiếp nhận, xử lý theo quy định của Nghị định số 20/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định về việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính không thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư này. Đối tượng áp dụng của Thông tư 05 gồm: Cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức, đơn vị) và người có thẩm quyền trong cơ quan, tổ chức, đơn vị trong việc xử lý đơn và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Phân loại không phụ thuộc vào tiêu đề của đơn
Theo Thông tư 05, đơn được tiếp nhận để phân loại và xử lý từ các nguồn: Đơn được gửi qua dịch vụ bưu chính; đơn được gửi đến trụ sở tiếp công dân, ban tiếp công dân, địa điểm tiếp công dân, bộ phận tiếp nhận đơn hoặc qua hộp thư góp ý của cơ quan, tổ chức, đơn vị; đơn do đại biểu Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội và của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, đại biểu hội đồng nhân dân, các ban của hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên của Mặt trận, cơ quan báo chí và cơ quan, tổ chức, đơn vị khác chuyển đến theo quy định của pháp luật; đơn do lãnh đạo Đảng, Nhà nước và lãnh đạo các cơ quan Đảng chuyển đến. Việc phân loại đơn căn cứ vào nội dung trình bày trong đơn, mục đích, yêu cầu của người viết đơn, không phụ thuộc vào tiêu đề của đơn. Cụ thể, đơn được phân loại như sau: Đơn khiếu nại; đơn tố cáo; đơn kiến nghị, phản ánh; đơn có nhiều nội dung khác nhau.
Đơn đủ điều kiện xử lý là đơn đáp ứng các yêu cầu sau: (1) Đơn dùng chữ viết là tiếng Việt, trường hợp đơn được viết bằng tiếng nước ngoài thì phải kèm bản dịch được công chứng; đơn được ghi rõ ngày, tháng, năm viết đơn, họ, tên, địa chỉ của người viết đơn, có chữ ký hoặc điểm chỉ của người viết đơn; (2) Đơn khiếu nại ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân bị khiếu nại; nội dung, lý do khiếu nại, tài liệu liên quan đến nội dung khiếu nại và yêu cầu của người khiếu nại; (3) Đơn tố cáo ghi rõ họ tên, địa chỉ của người bị tố cáo; hành vi vi phạm pháp luật bị tố cáo; cách thức liên hệ với người tố cáo và các thông tin khác có liên quan; (4) Đơn kiến nghị, phản ánh ghi rõ nội dung kiến nghị, phản ánh; (5) Đơn không rõ họ tên, địa chỉ của người gửi đơn nhưng có nội dung tố cáo về hành vi vi phạm pháp luật và nêu rõ người có hành vi vi phạm pháp luật, có tài liệu, chứng cứ cụ thể về hành vi vi phạm pháp luật và có cơ sở để thẩm tra, xác minh theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Luật Tố cáo.
Điểm b, khoản 2, Điều 6, Thông tư 05 cũng quy định rõ, đối với đơn được gửi cho nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân; đơn có nội dung chống đối đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; đơn có nội dung chia rẽ đoàn kết dân tộc, tôn giáo; đơn có lời lẽ thô tục, bôi nhọ, xúc phạm danh dự, uy tín của cá nhân, cơ quan, tổ chức, đơn vị; đơn rách nát, chữ viết bị tẩy xóa, không rõ, không thể đọc được... thì không đủ điều kiện xử lý.
Những quy định mới của Thông tư 05 về xử lý đơn
Đối với đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết nhưng chưa đủ điều kiện thụ lý giải quyết, nếu Thông tư 07 quy định: Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để trả lời hoặc hướng dẫn cho người khiếu nại biết rõ lý do không được thụ lý giải quyết hoặc bổ sung những thủ tục cần thiết để thực hiện việc khiếu nại; thì Thông tư 05 yêu cầu hướng dẫn người khiếu nại bổ sung thông tin, tài liệu để thực hiện việc khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Đối với đơn khiếu nại không thuộc thẩm quyền giải quyết, nếu Thông tư 07 chỉ quy định: Đơn khiếu nại do đại biểu Quốc hội, đại biểu hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các thành viên của Mặt trận, các cơ quan báo chí hoặc các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật chuyển đến nhưng không thuộc thẩm quyền, trách nhiệm giải quyết thì người xử lý đơn đề xuất thủ trưởng cơ quan gửi trả lại đơn kèm theo các giấy tờ, tài liệu (nếu có) và nêu rõ lý do cho cơ quan, tổ chức, cá nhân chuyển đơn đến; thì Thông tư 05 đã bổ sung thêm nhiều nội dung, cụ thể: Đơn khiếu nại do lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Hội đồng Dân tộc, các ủy ban và cơ quan khác của Quốc hội, các cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội, đại biểu Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội, thành viên Chính phủ, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tổng Kiểm toán Nhà nước, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Trung ương, Ủy ban Kiểm tra Trung ương và các ban đảng Trung ương, cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp chuyển đến thì người xử lý đơn trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị và có văn bản phúc đáp. Đối với đơn khiếu nại do Ban Tiếp công dân Trung ương, các cơ quan của hội đồng nhân dân, đại biểu hội đồng nhân dân, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp ở cấp tỉnh, cấp huyện chuyển đến, ban tiếp công dân báo cáo chủ tịch ủy ban nhân dân cùng cấp để xin ý kiến chỉ đạo việc xử lý. Đối với những vụ việc khiếu nại đông người, phức tạp, tồn đọng, kéo dài đã có quyết định giải quyết nhưng người khiếu nại có đơn gửi đến Thanh tra Chính phủ hoặc Trụ sở Tiếp công dân Trung ương, Trưởng Ban Tiếp công dân Trung ương báo cáo Tổng Thanh tra Chính phủ giao cho các vụ, cục, đơn vị kiểm tra, báo cáo, đề xuất văn bản trả lời công dân hoặc trao đổi với chủ tịch ủy ban nhân dân cấp tỉnh về hướng xử lý.
Đối với đơn tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết, Thông tư 05 quy định: Đơn tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình thì người xử lý đơn đề xuất với người đứng đầu chuyển đơn và các thông tin, tài liệu kèm theo (nếu có) đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật. Tại khoản này, so với Thông tư 07, Thông tư 05 đã bổ sung thêm nội dung: Việc chuyển đơn đến cơ quan có thẩm quyền chỉ thực hiện một lần đối với đơn tố cáo có cùng nội dung.
Đối với đơn tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp dưới trực tiếp nhưng quá thời hạn theo quy định của Luật Tố cáo mà chưa được giải quyết, nếu Thông tư 07 chỉ quy định: Người xử lý đơn báo cáo để thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị ra văn bản yêu cầu cấp dưới giải quyết; thì Thông tư 05 đã bổ sung quy định: Người xử lý đơn đề xuất người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị ra văn bản yêu cầu người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới trực tiếp báo cáo về quá trình giải quyết tố cáo, lý do chậm giải quyết, xác định trách nhiệm giải quyết tố cáo và phải báo cáo kết quả giải quyết.
Tại Điều 20 Thông tư 05, đối với đơn kiến nghị, phản ánh về những nội dung thuộc trách nhiệm quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình, người xử lý đơn báo cáo, đề xuất người đứng đầu giải quyết, trả lời theo quy định của pháp luật. Đơn kiến nghị, phản ánh mà nội dung không thuộc trách nhiệm quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình thì người xử lý đơn báo cáo, đề xuất người đứng đầu quyết định việc chuyển đơn đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho người gửi đơn. Việc thông báo cho người gửi đơn là quy định mới được Thông tư 05 bổ sung so với với Thông tư 07 trước đây.
Việc lưu đơn được thực hiện trong thời hạn 01 năm.
Thông tư 05 quy định việc lưu đơn được thực hiện đối với các loại đơn: Đơn không đủ điều kiện xử lý theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 6 của Thông tư 05; đơn khiếu nại có quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực pháp luật mà không thuộc trường hợp quy định tại Điều 38 Nghị định số 124/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Khiếu nại; đơn tố cáo đã có kết luận nội dung tố cáo và quyết định xử lý tố cáo đã có hiệu lực pháp luật mà người tố cáo không cung cấp được thông tin, tài liệu, chứng cứ mới. Thời hạn lưu đơn là 01 năm. Hết thời hạn nêu trên, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị xem xét, quyết định việc tiêu hủy đơn theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó, theo Thông tư 05, công tác quản lý, theo dõi đơn được quy định cụ thể như sau: Cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp nhận, chuyển đơn có trách nhiệm vào sổ hoặc nhập thông tin vào hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định hoặc phần mềm xử lý đơn để tra cứu, quản lý, theo dõi. Việc lưu trữ, vào sổ theo dõi hoặc sao lưu dữ liệu trên máy tính, tra cứu thông tin được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ, pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và danh mục bí mật nhà nước thuộc lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng. Cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận đơn có trách nhiệm trả lời cơ quan, tổ chức, đơn vị, người có thẩm quyền đã chuyển đơn theo quy định của pháp luật và quy định của Thông tư này.
Đối với trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của ban tiếp công dân, Thông tư 05 quy định rõ: Ban Tiếp công dân Trung ương giúp Tổng Thanh tra Chính phủ theo dõi việc tiếp nhận, xử lý đơn gửi, chuyển đến Thanh tra Chính phủ; chủ trì phối hợp với các vụ, cục phụ trách địa bàn, lĩnh vực và các cơ quan, tổ chức tham gia tiếp công dân tại Trụ sở Tiếp công dân Trung ương kiểm tra, đôn đốc việc tiếp nhận, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. Ban tiếp công dân tỉnh, ban tiếp công dân huyện có trách nhiệm phối hợp với cơ quan thanh tra nhà nước giúp chủ tịch ủy ban nhân dân cùng cấp kiểm tra, đôn đốc việc tiếp nhận xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh trên địa bàn, trong đó ưu tiên những vụ việc khiếu nại, tố cáo đông người, phức tạp, tồn đọng, kéo dài.
Thông tư 05 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2021./.