Thanh tra Việt Nam - Tin tức cập nhật trong ngày

Hoạt động lưu trữ tài liệu đóng vai trò nền tảng trong việc bảo tồn và phát huy giá trị di sản thông tin của quốc gia. Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và công cuộc chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ là xu thế mà còn là yêu cầu cấp thiết để nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác và bảo quản tài liệu lâu dài.

Đáp ứng yêu cầu đó, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 05 năm 2025 quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. Thông tư này, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, thay thế Thông tư số 02/2019/TT-BNV, đặt ra những quy định chi tiết, đồng bộ nhằm chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ liên quan đến tài liệu lưu trữ số.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng rộng rãi

Thông tư mới được ban hành trên cơ sở Luật Lưu trữ 2024 và Nghị định số 25/2025/NĐ-CP, quy định chi tiết các khoản 2 Điều 29, khoản 3 Điều 34, khoản 7 Điều 36 của Luật Lưu trữ. Phạm vi điều chỉnh bao gồm thể thức, kỹ thuật trình bày, quy trình số hóa tài liệu lưu trữ; thể thức, kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang giấy; cũng như việc thu nộp, bảo quản, sử dụng và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

Đối tượng áp dụng của Thông tư rất rộng, bao gồm các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước (gọi chung là cơ quan, tổ chức). Ngoài ra, các tổ chức, cá nhân thực hiện sử dụng tài liệu lưu trữ số hoặc cung cấp dịch vụ lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ cũng thuộc đối tượng áp dụng. Đặc biệt, Thông tư còn mở rộng khả năng áp dụng cho các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng đối với tài liệu lưu trữ tư, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể.

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ: An toàn và chất lượng

Ảnh minh họa (nguồn: baochinhphu.vn)

Thông tư làm rõ các vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ số, từ cấu trúc dữ liệu đến các quy trình nghiệp vụ cụ thể.

Về quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, Thông tư quy định chi tiết việc lập kế hoạch số hóa, bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa, bảo đảm an toàn thông tin. Mục đích của số hóa là đáp ứng yêu cầu sử dụng, phát huy giá trị, bảo quản lâu dài, hạn chế tiếp xúc trực tiếp với tài liệu gốc, tạo lập tài liệu dự phòng và xây dựng cơ sở dữ liệu. Tài liệu được ưu tiên lựa chọn để số hóa là tài liệu phục vụ hoạt động điều hành, thúc đẩy cải cách hành chính và phát huy giá trị. Các yêu cầu chung về thể thức, kỹ thuật trình bày và cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa cũng được nêu rõ, bao gồm tỷ lệ số hóa 100%, chất lượng rõ ràng, trung thực, và việc sử dụng chữ ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền. Quy trình số hóa được hướng dẫn cụ thể cho tài liệu giấy, tài liệu ảnh, phim âm bản, ghi âm hoặc video.

Đối với việc chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu trữ giấy, Thông tư yêu cầu bảo đảm không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung của tài liệu gốc. Thông tin trong tài liệu chuyển đổi phải đầy đủ, chính xác như bản gốc.

Chương IV của Thông tư đề cập đến thu nộp tài liệu lưu trữ số. Quy trình thu nộp vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử được mô tả chi tiết, bao gồm thời hạn nộp, việc rà soát, xác nhận, đăng ký, xét duyệt, xử lý nghiệp vụ (kiểm tra trùng lặp, dữ liệu đặc tả, nội dung), phê duyệt và hoàn thành việc thu nộp.

Về bảo quản tài liệu lưu trữ số, Thông tư đưa ra các nguyên tắc bảo đảm an toàn, xác thực, bảo mật, tính toàn vẹn và khả năng truy cập. Tài liệu số và cơ sở dữ liệu phải được sao lưu ít nhất hai bộ trên phương tiện độc lập. Quy trình kiểm tra định kỳ (ít nhất 03 năm/toàn bộ tài liệu), sao lưu (hằng ngày gia tăng, hằng tháng đầy đủ, 03 năm/01 lần đầy đủ) và xử lý sự cố, phục hồi tài liệu cũng được hướng dẫn.

Sử dụng tài liệu lưu trữ số được quy định chi tiết tại Chương VI. Tài liệu số được sử dụng trên cổng thông tin điện tử hoặc Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành và lịch sử. Thông tư quy định các hình thức sử dụng như đọc, cấp bản sao (định dạng số hoặc giấy, có hoặc không có xác thực), và cung cấp thông tin (danh mục, trích xuất, tổng hợp từ cơ sở dữ liệu).

Quy trình tra cứu, đăng ký, xét duyệt yêu cầu và trả kết quả cho người dùng cũng được mô tả rõ ràng. Bản dành cho người sử dụng để đọc trên Hệ thống được nhân bản từ bản gốc, không kiểm tra được yếu tố xác thực số và thường không cho phép tải. Bản sao không xác thực cũng tương tự nhưng cho phép tải trong thời hạn nhất định. Bản sao có xác thực có thêm chữ ký số.

Mặt khác, Thông tư quy định về hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị. Tài liệu hết thời hạn lưu trữ hoặc trùng lặp được đưa vào Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị. Quy trình hủy được thực hiện tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử, bao gồm việc rà soát, thành lập Hội đồng xét hủy, thẩm định, ra quyết định và thao tác hủy trên Hệ thống, bảo đảm lưu vết toàn bộ quá trình.

Thông tư mới này được kỳ vọng sẽ tạo hành lang pháp lý đồng bộ, chuẩn hóa các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ số, góp phần thúc đẩy mạnh mẽ quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0.