Trong năm 2022, phòng Công chứng số 1 đã triển khai, thực hiện nghiêm túc các quy định pháp luật về PCTN, THTK, CLP; xây dựng và thực hiện đầy đủ chương trình, kế hoạch PCTN của đơn vị và của Sở Tư pháp. Tuyên truyền phố biến các quy định về PCTN, các văn bản hướng dẫn thực hiện công tác PCTN tới toàn thể lãnh đạo, công chứng viên, viên chức trong đơn vị. Triển khai đầy đủ và đúng quy định các biện pháp phòng ngừa tham nhũng trong đơn vị.

Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ việc công khai, minh bạch trong hoạt động tài chính, ngân sách nhà nước. Công khai, minh bạch trong hoạt động giải quyết công việc của đơn vị. Tham mưu cho Lãnh đạo sở về công tác tổ chức cán bộ được công khai minh bạch, thực hiện đầy đủ và đúng quy định về xây dựng, thực hiện các chế độ, định mức, tiêu chuẩn. Cán bộ, công chứng viên và các viên chức thực hiện đầy đủ và đúng quy tắc ứng xử, đạo đức nghề nghiệp trong hoạt động của đơn vị. Nghiêm túc thực hiện quy định về tặng quà, nhận quà tặng và nộp lại quà tặng theo quy định.

Hoạt động công chứng cần hoạt động theo đúng pháp luật. Ảnh minh hoạ

Triển khai, thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các quy định và theo yêu cầu của Sở Tư pháp về việc thực hiện minh bạch tài sản, thu nhập. Thực hiện cải cách hành chính, ứng dụng khoa học công nghệ và thanh toán không dùng tiền mặt. Thực hiện nghiêm túc việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý điều hành và triển khai các nội dung công việc tại đơn vị. Lãnh đạo và viên chức của đơn vị đã chấp hành quy định về PCTN. Người đứng đầu đơn vị chấp hành đúng quy định của pháp luật về phát hiện và xử lý tham nhũng, kiểm soát và giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của lãnh đạo và viên chức trong đơn vị.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả tích cực đã đạt được thì phòng công chứng số 1 vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế cần phải khắc phục đã được chỉ rõ tại Kết luận thanh tra.

Điển hình như việc chấp hành các quy định về quản lý nhà nước đối với hoạt động của Phòng Công chứng số 1, trong công tác quản lý hành chính các cuộc họp của đơn vị, sổ ghi biên bản họp ghi chép sơ sài, không ghi đầy đủ nội dung, chủ trì cuộc họp không ký xác nhận biên bản cuộc họp. Việc tổ chức cuộc họp nhằm thông báo hoặc thống nhất nội dung trong hoạt động của đơn vị. Để bảo đảm chính xác nội dung và kết quả cuộc họp thì cần có xác nhận của người chủ trì vào biên bản cuộc họp. Do đó việc giao cho người ghi biên bản phải bảo đảm ghi chép trung thực, đầy đủ, chính xác nội dung cuộc họp và phải có sự kiểm tra và xác nhận tính xác thực của biên bản bằng việc người chủ trì cuộc họp ký xác nhận vào biên bản và thực hiện theo mẫu ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Việc thu, chi hoạt động sự nghiệp một số chứng từ kế toán vẫn chưa hoàn thiện như: Không ghi ngày, tháng, năm nhập quỹ tiền mặt; thiếu chữ ký của người nhận tiền.

Đối với hoạt động nghiệp vụ công chứng, một số Phiếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở với lý do “bận công việc kinh doanh”; “chúng tôi bận công việc gia đình”. Các hồ sơ đó không có tài liệu chứng minh cho lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở. Theo Khoản 1 Điều 44 Luật công chứng năm 2014 quy định “Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng”, khoản 2 Điều 44 quy định các trường hợp được công chứng ngoài trụ sở, trong đó quy định trường hợp được công chứng ngoài trụ sở với điều kiện “có lý do chính đáng khác”. Tuy nhiên, những lý do trên do Phòng Công chứng thực hiện không có cơ sở xác định là “lý do chính đáng khác” theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng.

Bên cạnh đó, trong nội dung của hợp đồng mua, bán xe ô tô số 614 và số 814  không giao kết về giao giấy tờ xác định quyền sở hữu, quyền sử dụng của bên chuyển nhượng. Tuy pháp luật dân sự không quy định cụ thể, nhưng để bảo đảm chặt chẽ của hợp đồng nên đưa nội dung giao giấy tờ xác định quyền sở hữu, quyền sử dụng của bên chuyển nhượng vào trong hợp đồng. Về giấy tờ có liên quan trong hồ sơ hợp đồng, giao dịch, văn bản thỏa thuận phân chia di sản số 797, Thông báo niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận di sản, phần xác nhận của UBND xã không ghi ngày hết hạn niêm yết còn để trống, ghi chưa đầy đủ theo Điều 18 Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.

Mặc dù những vi phạm này chưa đến mức phải kiểm điểm nhưng cũng nguy cơ tiềm ẩn rủi ro trong hoạt động công chứng. Do đó, phòng công chứng số 1 cần phải nghiêm túc khắc phục các sai sót đã xảy ra, đồng thời rút kinh nghiệm, thực hiện theo đúng quy định của pháp luật trong hoạt động công chứng.

Mặt khác, Khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 4 quy định “Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thế đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng”. Tuy nhiên, không có văn bản hướng dẫn cụ thể về “Lý do chính đáng khác” nên khó khăn cho việc xác định các hành vi vi phạm về việc thực hiện công chứng ngoài trụ sở. Do vậy, Bộ Tư pháp cần sớm ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể các trường hợp thực hiện công chứng ngoài trụ sở mà “có lý do chính đáng khác” để các phòng công chứng có thể thực hiện theo đúng pháp luật./.