Thông tư này quy định về ký số, kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử; yêu cầu kỹ thuật và chức năng của phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, lại không không quy định việc sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử chứa thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước.
Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức (bao gồm: các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp, các đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước) và tổ chức, cá nhân liên quan sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử của cơ quan nhà nước. Đối với các cơ quan, tổ chức khác thì khuyến khích áp dụng.
Việc sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử phải đảm bảo 2 nguyên tắc: (1) Chữ ký số phải gắn kèm văn bản điện tử sau khi ký số; (2) Văn bản điện tử được ký số phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn xuyên suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử được ký số.
Thông tư cũng quy định, người có thẩm quyền ký số có trách nhiệm bảo quản an toàn khóa bí mật cá nhân; người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho nhân viên văn thư quản lý, sử dụng khóa bí mật con dấu theo quy định. Đặc biệt, thiết bị lưu khóa bí mật con dấu phải được cất giữ an toàn tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
Việc ký số được thực hiện thông qua phần mềm ký số; việc ký số vào văn bản điện tử thành công hoặc không thành công phải được thông báo thông qua phần mềm.
Ảnh minh họa, nguồn internet
Ký số trên văn bản điện tử được quy định cụ thể tại Khoản 2 Điều 6 của Thông tư, như sau:
- Trường hợp quy định người có thẩm quyền ký số trên văn bản điện tử, thông qua phần mềm ký số, người có thẩm quyền sử dụng khóa bí mật cá nhân để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử;
- Trường hợp quy định cơ quan, tổ chức ký số trên văn bản điện tử, thông qua phần mềm ký số, văn thư được giao sử dụng khóa bí mật con dấu của cơ quan, tổ chức để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử;
- Hiển thị thông tin về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ.
- Thông tin về người có thẩm quyền ký số, cơ quan, tổ chức ký số phải được quản lý trong cơ sở dữ liệu đi kèm phần mềm ký số. Nội dung thông tin quản lý quy định tại Khoản 4 Điều 1 Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ.
Thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử ký số, bao gồm:
- Đối với văn bản gửi đi: Chứng thư số của người ký số tại thời điểm ký; danh sách chứng thư số thu hồi tại thời điểm ký của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số; quy chế chứng thực của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số vào thời điểm ký; thông tin về trách nhiệm của người ký; chứng thực dấu thời gian hợp lệ vào thời điểm ký.
- Đối với văn bản đến: Các chứng thư số tương ứng với các chữ ký số trên văn bản điện tử đến; danh sách thu hồi chứng thư số vào thời điểm ký của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số; quy chế chứng thực của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số vào thời điểm ký; thông tin về trách nhiệm của người ký; chứng thực dấu thời gian hợp lệ vào thời điểm nhận.
Thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử được quản lý bằng phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số phù hợp thời gian lưu trữ của văn bản điện tử theo quy định.
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/02/2018./.
Hoàng Minh