Việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông dựa theo nguyên tắc lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân, là thước đo chất lượng và hiệu quả phục vụ của cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan có thẩm quyền. Việc giải quyết thủ tục hành chính phải được quản lý tập trung, thống nhất, kịp thời, nhanh chóng, thuận tiện, đúng pháp luật, công bằng, bình đẳng, khách quan, công khai, minh bạch và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan có thẩm quyền. Ngoài ra, quá trình giải quyết thủ tục hành chính được đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, giám sát, đánh giá bằng các phương thức khác nhau trên cơ sở đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và có sự tham gia của tổ chức, cá nhân.
Theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại trụ sở bộ phận một cửa và tại cơ quan có thẩm quyền không được cửa quyền, sách nhiễu, gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính; cản trở tổ chức, cá nhân lựa chọn hình thức nộp hồ sơ, nhận, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; tiết lộ thông tin về hồ sơ, tài liệu và các thông tin liên quan đến bí mật của tổ chức, cá nhân hoặc sử dụng thông tin đó để trục lợi; đùn đẩy trách nhiệm, thiếu hợp tác, thiếu công bằng, không khách quan, không đúng pháp luật trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
Tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính không được gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt, sử dụng trái phép hồ sơ, tài liệu, kết quả giải quyết thủ tục hành chính; dùng các thủ đoạn khác để lừa dối, hối lộ cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính; vu khống, phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, mạo danh người khác để tố cáo sai sự thật, không có căn cứ, không có chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm pháp luật của cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền trong hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
Để thuận tiện cho tổ chức, cá nhân trong quá trình yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính, tổ chức bộ phận một cửa được phân cấp từ cấp bộ, tỉnh, huyện đến xã.
Phạm vi tiếp nhận thủ tục hành chính được quy định cụ thể tại Nghị định như sau:
- Tại cấp bộ: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại bộ, cơ quan ngang bộ tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của các đơn vị trực thuộc bộ, cơ quan ngang bộ. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tổng cục và tương đương, cục thuộc bộ tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của cơ quan, đơn vị mình. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các cơ quan của Trung ương được tổ chức theo hệ thống ngành dọc tại địa phương tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của cơ quan, đơn vị mình.
- Tại cấp tỉnh: Trung tâm phục vụ hành chính công tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, những thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của các cơ quan được tổ chức theo hệ thống ngành dọc tại địa phương theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, những thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các bộ, ngành, của Ủy ban nhân dân cấp huyện được giao tiếp nhận tại trung tâm phục vụ hành chính công.
- Tại cấp huyện: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện thực hiện tiếp nhận hồ sơ tất cả thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, một số thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của các cơ quan được tổ chức theo hệ thống ngành dọc tại địa phương theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã được giao tiếp nhận tại cấp huyện.
- Tại cấp xã: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp xã tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp xã và những thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp huyện được giao tiếp nhận hồ sơ tại cấp xã.
Từ đó, tổ chức, cá nhân sẽ được cán bộ, công chức tại bộ phận một cửa hướng dẫn làm các hồ sơ, giấy tờ phải nộp khi giải quyết thủ tục hành chính, hướng dẫn quy trình, thời hạn giải quyết thủ tục hành chính; mức và cách thức nộp thuế, phí, lệ phí hoặc các nghĩa vụ tài chính khác.
Việc hướng dẫn tổ chức, cá nhân có thể thực hiện trực tiếp tại bộ phận một cửa; qua hệ thống tổng đài hoặc số điện thoại chuyên dùng đã công bố công khai; trực tuyến trên cổng dịch vụ công quốc gia, cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh hoặc qua mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép; bằng văn bản được gửi qua dịch vụ bưu chính; hoặc qua các bộ hồ sơ điền mẫu, qua các video hướng dẫn mẫu dựng sẵn hoặc bằng các cách thức khác.
Sau đó, tổ chức, cá nhân có thể nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính thông qua các cách thức dưới đây:
- Trực tiếp tại bộ phận một cửa;
- Thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật;
- Trực tuyến tại cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.
Đối với hồ sơ được nhận theo cách thức được quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 16 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin một cửa điện tử của bộ, ngành, địa phương. Nếu là hồ sơ được nộp trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ. Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp một mã số hồ sơ được ghi trong giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Tổ chức, cá nhân sử dụng mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải quyết thủ tục hành chính tại cổng dịch vụ công quốc gia, cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.
Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính theo quy định tại Điều 17 Nghị định này, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết bằng cách chuyển dữ liệu hồ sơ điện tử được tiếp nhận trực tuyến của tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết thông qua kết nối giữa cổng dịch vụ công và hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh. Sau đó, chuyển ngay hồ sơ tiếp nhận trực tiếp trong ngày làm việc hoặc chuyển vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan có thẩm quyền khác, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận chuyển hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử cho bộ phận một cửa của cơ quan có thẩm quyền đó trong ngày làm việc hoặc đầu giờ ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày để xử lý.
Kết quả giải quyết thủ tục hành chính gửi trả cho tổ chức, cá nhân phải bảo đảm đầy đủ theo quy định mà cơ quan có thẩm quyền trả cho tổ chức, cá nhân sau khi giải quyết xong thủ tục hành chính và được lưu trữ tại hệ thống thông tin một cửa điện tử của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ việc sử dụng, tra cứu thông tin, dữ liệu theo quy định của pháp luật.
Trường hợp xảy ra sai sót trong kết quả giải quyết thủ tục hành chính, nếu lỗi thuộc về cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền thì cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền phải sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, thay thế hoặc đính chính sai sót và phải chịu mọi chi phí liên quan đến sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, thay thế hoặc đính chính.
Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc thực hiện cơ chế một cửa, cổng dịch vụ công quốc gia ra đời, do Văn phòng Chính phủ xây dựng và thống nhất quản lý trên cơ sở tích hợp, trao đổi dữ liệu về thủ tục hành chính, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính với cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và tích hợp dịch vụ công trực tuyến với hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh. Đây là đầu mối cung cấp thông tin, hỗ trợ tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến; hỗ trợ tra cứu thông tin, giám sát tình trạng giải quyết thủ tục hành chính và tra cứu kết quả giải quyết thủ tục hành chính, kết quả đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính; công khai kết quả xử lý thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến.
Việc đánh giá thủ tục hành chính phải dựa trên nguyên tắc khách quan, trung thực, chính xác, khoa học, minh bạch, công khai, công bằng, bình đẳng, đúng pháp luật trong việc đánh giá và công bố kết quả đánh giá. Đồng thời, phải bảo mật thông tin về tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin, hợp tác khảo sát lấy ý kiến đánh giá. Việc đánh giá nội bộ đối với việc giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện bằng phần mềm cài đặt tại bộ phận một cửa nhằm đánh giá tính phù hợp pháp luật của quá trình giải quyết đã được thực hiện.
Việc giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan có thẩm quyền được đánh giá thông qua ý kiến đánh giá của các tổ chức, cá nhân theo một số nội dung điển hình sau: Thời gian trả kết quả giải quyết, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính so với quy định hoặc yêu cầu của cơ quan, đơn vị chủ trì; số lượng cơ quan, đơn vị, tổ chức phải liên hệ để hoàn thiện hồ sơ thủ tục hành chính; số lần phải liên hệ với cơ quan tiếp nhận để hoàn thiện hồ sơ thủ tục hành chính; tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của thông tin thủ tục hành chính được công khai so với quy định; thái độ ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục hành chính.
Kết quả đánh giá là một trong những tiêu chuẩn để xem xét mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính; xác định trách nhiệm của cá nhân, người đứng đầu cơ quan, đơn vị tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính; ưu tiên xem xét việc đề bạt, bổ nhiệm, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng và xem xét khen thưởng, xử lý kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức, người lao động.
Theo Nghị định, Thủ tướng Chính phủ sẽ lãnh đạo, chỉ đạo, ban hành kế hoạch, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Nghị định này tại các bộ, ngành, địa phương. Qua đó, kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện Nghị định này. Các bộ, cơ quan ngang bộ (Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Tài chính…) giúp Thủ tướng Chính phủ đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Nghị định này tại các bộ, ngành, địa phương, và có trách nhiệm triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ, cơ quan mình theo quy định.
Kinh phí thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông của bộ, cơ quan ngang bộ và địa phương được dự toán trong tổng kinh phí chi thường xuyên cho hoạt động quản lý Nhà nước của bộ, ngành, địa phương hàng năm theo quy định của pháp luật về ngân sách Nhà nước./.
Quỳnh An