1. Kinh nghiệm tổ chức bộ máy thực hiện công tác truyền thông của một số bộ, ngành, địa phương

Thời gian qua, ý thức được vai trò quan trọng của công tác truyền thông, hầu hết các bộ, ngành đã thiết lập bộ phận chuyên trách về truyền thông với nhiều mô hình khác nhau. Cụ thể như sau:

Mô hình phòng truyền thông được đặt tại văn phòng một số bộ như Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Công thương, Bộ Giao thông vận tải. Với mô hình này, phòng tuyên truyền/truyền thông/quan hệ công chúng thuộc văn phòng bộ làm đầu mối phối hợp với các cơ quan, đơn vị trong bộ giúp việc truyền thông, phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí. Đây cũng là mô hình phổ biến hiện nay tại các cơ quan hành chính Nhà nước Trung ương. Về ưu điểm, thông tin được cập nhật thường xuyên, liên tục qua văn phòng bộ, do đó bộ phận truyền thông có cơ hội tiếp cận với thông tin, tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo, cung cấp thông tin trong các buổi họp báo định kỳ/đột xuất, đảm bảo kịp thời, chính xác (không phải tổng hợp qua các đầu mối) để cung cấp cho báo chí. Về mặt hạn chế, văn phòng bộ thực hiện rất nhiều chức năng, không phải là đơn vị thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về ngành/lĩnh vực của bộ, do đó địa vị pháp lý, thẩm quyền còn có phần hạn chế trong việc thực hiện chức năng quản lý truyền thông đối với tất cả các hoạt động của ngành.

Mô hình thành lập vụ chuyên trách về truyền thông như Ngân hàng Nhà nước, Bộ Y tế, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Ngoại giao, Bộ Tài nguyên và Môi trường. Với mô hình này, các vụ truyền thông thường có chức năng tham mưu, giúp người đứng đầu quản lý và tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông liên quan đến chức năng quản lý Nhà nước của bộ/ngành như tổ chức triển khai các chiến lược, kế hoạch, chương trình truyền thông, thực hiện quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí, quản lý về nội dung cổng thông tin điện tử. Mô hình này thuận lợi trong việc tham mưu cho lãnh đạo bộ xây dựng, ban hành các quy định về truyền thông và tổ chức triển khai tập trung thống nhất trong toàn bộ/ngành (xây dựng các chương trình, đề án, tuyên truyền phổ biến các quy định...).

Mô hình bộ phận truyền thông đặt tại cổng thông tin điện tử như Cổng thông tin điện tử của Văn phòng Chính phủ. Với mô hình này, Cổng thông tin chính là đơn vị chịu trách nhiệm về hoạt động truyền thông, là cơ quan thông tin truyền thông đa phương tiện. Trong cơ cấu tổ chức của Cổng thông tin điện tử của Văn phòng Chính phủ có một số bộ phận như: Ban Hành chính điện tử và Công báo; Báo Điện tử Chính phủ; Trung tâm Công nghệ và truyền thông đa phương tiện.

Mô hình xây dựng trung tâm thông tin/truyền thông làm bộ phận hoạt động truyền thông độc lập và chuyên biệt. Điển hình nhất là Trung tâm thông tin (Bộ Thông tin và truyền thông) với nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch, thực hiện cung cấp thông tin, tổ chức họp báo, thu thập thông tin từ báo chí, dư luận xã hội, xuất bản ấn phẩm thông tin đa phương tiện, quản lý cổng thông tin. Bộ Tài nguyên và Môi trường có Trung tâm truyền thông tài nguyên và môi trường với nhiệm vụ thực hiện công tác truyền thông, tuyên truyền thuộc các lĩnh vực quản lý Nhà nước của Bộ với Phòng quan hệ công chúng và báo chí, Phòng cơ sở dữ liệu và truyền thông đa phương tiện…

Ngoài ra, một số cơ quan Nhà nước thành lập trung tâm truyền thông để thực hiện truyền thông về một số mảng hoạt động của ngành như Trung tâm truyền thông giáo dục (Bộ Giáo dục và Đào tạo) với nhiệm vụ theo dõi báo chí, tổ chức hoạt động thông tin, truyền thông, dịch vụ truyền thông về giáo dục, Trung tâm truyền thông – giáo dục sức khỏe (Bộ Y tế), Trung tâm truyền thông và thông tin đường bộ (Tổng cục đường bộ Việt Nam). Ở các cơ quan này, tổ chức quản lý hoạt động truyền thông được đặt ở văn phòng bộ hoặc giao cho vụ chức năng nhưng việc triển khai hoạt động truyền thông lại được tổ chức thông qua trung tâm truyền thông riêng biệt - nơi có con dấu và tài khoản riêng để triển khai. Mô hình này có nhiều thuận lợi cho hoạt động truyền thông do tính chất độc lập về cơ chế hoạt động, tự chủ về tài chính, riêng biệt về tài khoản và con dấu.

Tại địa phương, Quảng Ninh là địa phương đi đầu cả nước trong việc thí điểm mô hình Trung tâm truyền thông trên cơ sở hợp nhất 4 cơ quan thông tin báo chí gồm: Báo Quảng Ninh, Đài Phát thanh và Truyền hình Quảng Ninh, Báo Hạ Long, Cổng thông tin điện tử tỉnh (theo Quyết định số 1276- QĐ/TU của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Quảng Ninh). Trung tâm Truyền thông tỉnh là đơn vị sự nghiệp thuộc Tỉnh ủy Quảng Ninh; thực hiện chức năng thông tin, tuyên truyền, báo chí; là tiếng nói của Đảng bộ, chính quyền, Nhân dân các dân tộc tỉnh Quảng Ninh. Trong giai đoạn 2019 – 2021, Trung tâm thực hiện tự chủ gần 90% chi thường xuyên. Trung tâm Truyền thông tỉnh Quảng Ninh đã từng bước đi vào hoạt động ổn định, phát huy hiệu quả hoạt động theo mô hình "Tòa soạn hội tụ" ứng dụng công nghệ thông tin, tích hợp truyền thông đa phương tiện, sản xuất sản phẩm báo chí đa loại hình với tổ chức bộ máy tinh gọn (giảm từ 22 đầu mối phòng chuyên môn xuống còn 14 phòng trực thuộc (giảm 08 phòng) hoạt động hiệu lực, hiệu quả.

Tuy mô hình tổ chức khác nhau nhưng các bộ phận truyền thông của các cơ quan Nhà nước đã nêu đều có nhiệm vụ như tham mưu lãnh đạo thực hiện cung cấp thông tin về ngành, lĩnh vực phụ trách, trợ giúp người phát ngôn trong các hoạt động họp báo, trả lời phóng viên báo chí, đầu mối xây dựng, duy trì quan hệ và cung cấp thông tin cho báo chí, theo dõi, phòng ngừa các nguy cơ xảy ra khủng hoảng và xử lý khủng hoảng truyền thông, xây dựng và duy trì hoạt động của website, Facebook, kênh Youtube, xây dựng các sản phẩm truyền thông quảng bá hình ảnh của của ngành, phân tích nguyên nhân gốc rễ và xử lý sự cố, khủng hoảng truyền thông.

Ngoài đơn vị chuyên trách về truyền thông, các bộ/ngành đều thiết lập các đơn vị báo chí ngành như cổng thông tin điện tử, báo, tạp chí của bộ/ngành. Cần phải phân biệt rõ ràng rằng các đơn vị báo chí ngành không phải đơn vị chuyên trách về truyền thông của bộ/ngành mà chỉ là một kênh để thực hiện hoạt động truyền thông. Hiện nay, các bộ và các tỉnh, thành phố đều có trang/cổng thông tin điện tử riêng. Các cổng thông tin điện tử có chức năng tổ chức, quản lý và công bố các tin tức, tích hợp thông tin các dịch vụ công trực tuyến của cơ quan chủ quản, là kênh trao đổi thông tin giữa các đơn vị của cơ quan chủ quản với các tổ chức, cá nhân liên quan nhằm phục vụ tốt nhất các chức năng nhiệm vụ được giao. Các cơ quan báo chí ngành thường được tổ chức độc lập với bộ phận truyền thông cho phép các tờ báo, tạp chí tự chủ về tài chính và hoạt động, có chức năng trọng tâm là thông tin, tuyên truyền đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và hoạt động của ngành. Tuy nhiên, cần phải có bộ phận chuyên trách về truyền thông điều phối để hoạt động của các báo/tạp chí ngành phục vụ tối đa cho các mục tiêu, kế hoạch, chiến lược truyền thông, tránh sự chồng chéo thông tin hoặc sự thiếu nhất quán trong việc cung cấp thông tin cho công chúng.

2. Tổ chức bộ máy thực hiện công tác truyền thông của Thanh tra Chính phủ (TTCP)

Hiện nay, theo quy định tại Nghị định số 50/2018/NĐ-CP ngày 09/4/2018 quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TTCP cũng như một số văn bản hướng dẫn chi tiết, TTCP chưa có đơn vị độc lập quản lý và thực hiện công tác truyền thông chuyên trách trên tất cả các nội dung của hoạt động truyền thông.

Mặc dù không có bộ phận là phòng truyền thông/tuyên truyền hoặc vụ truyền thông giống như các bộ ngành khác để thực hiện nhiệm vụ quản lý hoạt động truyền thông, thông tin, quan hệ với báo chí nhưng TTCP có Vụ Kế hoạch - Tổng hợp (KHTH) được tích hợp một số nhiệm vụ về cung cấp thông tin, quan hệ với báo chí tương tự như một phần nhiệm vụ ở các bộ phận truyền thông chuyên nghiệp của bộ/ngành khác. Về thuận lợi, Vụ KHTH được giao nhiệm vụ điều phối hoạt động, tổng hợp thông tin nên nắm được các thông tin cơ bản của cơ quan, dễ dàng trong việc làm đầu mối cung cấp thông tin cho báo chí. Tuy nhiên, vẫn còn một số khó khăn như: Vụ chỉ được giao một số nhiệm vụ về truyền thông nên nhiều nội dung hoạt động truyền thông khác, đặc biệt là quản lý hoạt động truyền thông của toàn cơ quan theo mục tiêu, kế hoạch còn bỏ trống, chưa được giao cho đơn vị nào. Mặc dù được tích hợp một số nhiệm vụ về truyền thông nhưng Vụ lại không có phòng truyền thông/thông tin, không có nhân sự có trình độ chuyên sâu về công tác này nên việc quan hệ với báo chí, tổ chức họp báo… sẽ khó có thể tiến hành một cách bài bản. Trong khi đó, ở một số bộ, ngành, khi chức năng truyền thông được tích hợp vào văn phòng bộ thì thường sẽ có bộ phận chuyên trách về truyền thông nằm trong cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ.

Ngoài ra, TTCP cũng có một số đơn vị thực hiện công tác báo chí, tuyên truyền, cung cấp thông tin, là một kênh truyền thông của ngành như Báo Thanh tra in và điện tử, Tạp chí Thanh tra in và điện tử, Cổng thông tin điện tử của TTCP (đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Trung tâm thông tin), Trang tin điện tử của Viện Chiến lược và Khoa học Thanh tra, Trường Cán bộ Thanh tra. Đây là những cơ quan ngôn luận của TTCP và ngành Thanh tra, có chức năng thông tin – tuyên truyền. Về thuận lợi, các đơn vị này nắm vững về các lĩnh vực hoạt động của ngành, dễ dàng nắm bắt trực tiếp thông tin để truyền tải tới công chúng. Tuy nhiên, các đơn vị này còn phân tán, gây lãng phí nguồn nhân lực khi nhiều đơn vị báo chí cùng lấy tin, đưa tin về một hoạt động của ngành. Trong khi đó, lại thiếu nguồn lực để phục vụ cho các nội dung hoạt động truyền thông quan trọng khác đang bị bỏ trống hoặc chưa quan tâm thực hiện như tổ chức họp báo, quan hệ với báo chí ngoài ngành, xây dựng hình ảnh của ngành Thanh tra, giải quyết các sự cố thông tin.

Hiện nay, một số văn bản của TTCP liên quan đến công tác truyền thông cũng đã lạc hậu, không còn phù hợp với quy định mới của Chính phủ mà chưa được sửa đổi, bổ sung kịp thời như: Quyết định 1358/QĐ-TTCP ngày 20/6/2013 ban hành Quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí, Quyết định 1885/QĐ-TTCP ngày 31/7/2012 về ban hành Quy chế công khai kết luận thanh tra của TTCP… Quy trình truyền thông chưa rõ ràng, chưa phân định rõ bộ phận nào có trách nhiệm là đầu mối tiếp nhận thông tin đầu nguồn từ bên ngoài, bộ phận nào là đầu mối xử lý thông tin theo từng tính chất vấn đề và vụ việc, bộ phận nào kiểm duyệt thông tin và bộ phận nào là đầu mối phát đi thông điệp của TTCP. Thực tế, khi báo chí và công chúng muốn thu thập thông tin, họ sẽ liên hệ với bộ phận phụ trách truyền thông là Vụ KHTH nhưng Vụ này thiếu nhân sự có chuyên môn về truyền thông, báo chí nên khó khăn trong hoạt động. Hoạt động truyền thông còn thiếu tính định hướng, thiếu chuyên nghiệp, chưa xây dựng được kế hoạch và mục tiêu rõ ràng, chưa quan tâm đến việc chủ động giải trình thông tin, chủ yếu phản hồi khi báo chí có nhu cầu cung cấp thông tin, còn tập trung vào nhiệm vụ tuyên truyền thuần túy các chủ trương, chính sách, pháp luật, chưa chú trọng xây dựng quan hệ với công chúng, giải quyết các vấn đề gây dư luận xã hội tiêu cực, chưa có sự đối thoại, tương tác hai chiều, chưa biết khai thác các chủ đề truyền thông gây hiệu ứng tốt để xây dựng hình ảnh ngành Thanh tra. Các kênh truyền thông chưa phong phú, hiện đại, truyền hình, phương tiện thông tin đại chúng, mạng xã hội chưa được khai thác để tiến hành các hoạt động truyền thông. 

3. Đề xuất phương án đổi mới tổ chức bộ máy thực hiện công tác truyền thông của TTCP

Trên cơ sở thực tế nói trên và kinh nghiệm của một số bộ ngành, bài viết đề xuất một số phương án đổi mới tổ chức bộ máy thực hiện công tác truyền thông của TTCP về trước mắt và lâu dài như sau:

(i) Đề xuất phương án trước mắt:

Thành lập đơn vị chuyên trách phụ trách công tác truyền thông của TTCP. Có 2 phương án lựa chọn về hình thức của đơn vị này là: Thành lập Vụ Truyền thông hoặc thành lập Phòng Truyền thông thuộc đơn vị hiện có.

* Phương án 1: Thành lập Vụ Truyền thông

- Về thuận lợi: có một đơn vị độc lập, có thẩm quyền tương xứng với các cục, vụ, đơn vị còn lại nên thuận lợi trong khâu phối hợp để thực hiện công tác, việc lấy thông tin sẽ không còn khó khăn theo cung cách xin/cho, đảm bảo hoạt động truyền thông mang tính chủ động và là một nhiệm vụ quan trọng của cơ quan. Vụ truyền thông sẽ thực hiện các nhiệm vụ như:

+ Quản lý hoạt động truyền thông, điều phối hoạt động của các kênh truyền thông của ngành (báo chí ngành, cổng thông tin, các trang tin của ngành) theo mục tiêu;

+ Lập kế hoạch truyền thông, chiến lược truyền thông;

+ Cung cấp thông tin, quan hệ với báo chí ngoài ngành;

+ Tổ chức họp báo, các sự kiện truyền thông;

+ Xử lý sự cố truyền thông;

+ Nghiên cứu, đánh giá hiện trạng, đề xuất thiết lập mới/sắp xếp lại các kênh truyền thông của ngành.

Về cơ cấu bộ máy, theo quy định hiện hành, Vụ Truyền thông không tổ chức cấp phòng, trong Vụ có Vụ trưởng, một số Phó Vụ trưởng và các công chức là chuyên viên chính và chuyên viên.

- Về khó khăn:

+ Đảng và Nhà nước đang chủ trương tinh gọn bộ máy, việc xin thành lập mới Vụ sẽ phải trình Bộ Chính trị cho ý kiến;

+ Nhiệm vụ truyền thông của Vụ này nếu thành lập cũng sẽ có khối lượng không quá lớn như một số bộ quản lý các lĩnh vực về giáo dục, y tế... nên có thể lựa chọn các cách thức khác phù hợp hơn mà không nhất thiết phải thành lập vụ.

* Phương án 2: Thành lập Phòng Truyền thông trực thuộc đơn vị hiện có của TTCP (Văn phòng/Trung tâm tông tin): Nếu trực thuộc Văn phòng thì Phòng Truyền thông là tổ chức hành chính, nếu trực thuộc Trung tâm thông tin thì là tổ chức sự nghiệp công lập. Có 2 cách thức thiết lập Phòng truyền thông là: Thành lập phòng mới; hoặc sắp xếp lại cơ cấu tổ chức các phòng ban hiện có và nhân sự của các đơn vị này, tích hợp thêm chức năng truyền thông, đổi tên đơn vị và phòng ban hiện có (ví dụ Trung tâm thông tin và truyền thông có Phòng Truyền thông).

- Về thuận lợi:

Phòng Truyền thông sẽ được giao thực hiện các chức năng giống như chức năng của Vụ Truyền thông vừa nêu, vẫn đảm bảo được cho việc quản lý và thực hiện các nhiệm vụ truyền thông.

Không phải xin ý kiến Bộ Chính trị như thành lập Vụ mà chỉ do Tổng Thanh tra quyết định theo quy định tại Điều 20 Nghị định 158/2018/NĐ-CP ngày 22/11/2018 về thành lập, tổ chức lại, giải thể tổ chức hành chính.

- Về khó khăn:

Vị thế của phòng so với các cục, vụ không tương xứng nên có thể dẫn tới khó khăn trong điều phối hoạt động của các kênh truyền thông là báo chí ngành, cũng như trong việc yêu cầu, phối hợp với các cục, vụ, đơn vị khác để cung cấp thông tin, tổ chức hoạt động.

Tuy có bộ phận chuyên trách về công tác truyền thông nhưng vẫn duy trì sự tồn tại của Báo Thanh tra, Tạp chí Thanh tra, Cổng thông tin điện tử như hiện nay thì cũng chưa khắc phục hết những tồn tại, hạn chế về sự trùng lắp hoạt động giữa các đơn vị này, không tiết kiệm được tối đa nguồn lực, kinh phí.

Sau khi cân nhắc các thuận lợi, khó khăn của hai phương án trước mắt, người viết cho rằng việc thành lập Phòng Truyền thông là phương án phù hợp hơn cả về trước mắt. Để thực hiện phương án này, cần sửa đổi Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ của TTCP, bổ sung nhiệm vụ “quản lý và tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông ngành Thanh tra liên quan đến chức năng quản lý Nhà nước của Thanh tra Chính phủ”. Quy định này là một cơ sở pháp lý quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động truyền thông của Thanh tra Chính phủ nói riêng và ngành Thanh tra nói chung.

(ii) Đề xuất phương án lâu dài:

Thành lập Trung tâm truyền thông đa phương tiện của TTCP trên cơ sở hợp nhất Cổng thông tin điện tử, Báo Thanh tra, Tạp chí Thanh tra, các trang tin điện tử… Trung tâm này sẽ được tổ chức thành các bộ phận khác nhau để vừa thực hiện các nhiệm vụ truyền thông hiện nay đang được giao cho Vụ KHTH, vừa thực hiện các nhiệm vụ truyền thông còn đang bỏ trống và nhiệm vụ của các kênh truyền thông được hợp nhất. Trung tâm truyền thông của bộ là đơn vị độc lập, hoạt động theo mô hình đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, có con dấu và tài khoản riêng giúp khâu thủ tục hành chính được thực hiện thuận lợi và dễ dàng. Trung tâm sử dụng một phần kinh phí từ ngân sách Nhà nước tiến tới tăng dần sự tự chủ về kinh phí. Trung tâm truyền thông ngoài chức năng truyền thông chuyên trách còn có chức năng là cơ quan ngôn luận, báo chí, tuyên truyền của cơ quan. Các ấn phẩm Báo Thanh tra, Tạp chí Thanh tra in vẫn sẽ được Trung tâm phát hành.

Chức năng của Trung tâm là đầu mối thực hiện công tác truyền thông của ngành Thanh tra, định hướng, phối hợp và hỗ trợ công tác truyền thông trong toàn ngành, với nhiệm vụ cụ thể là: tham mưu, xây dựng kế hoạch truyền thông; tham mưu, tư vấn công tác truyền thông của ngành; trực tiếp thực hiện và quản trị toàn bộ công tác truyền thông của ngành; tổ chức họp báo, quan hệ với báo chí ngoài ngành; quản lý hoạt động báo chí, xuất bản của ngành; tổng hợp thông tin phản ánh từ các phương tiện thông tin đại chúng; tham mưu về định hướng thông tin tuyên truyền, dự báo và xử lý khủng hoảng, quan hệ công chúng, quản lý, biên tập nội dung thông tin báo chí trên Cổng Thông tin điện tử của TTCP; thực hiện các dịch vụ truyền thông, báo chí, xuất bản khác, phối hợp với các đơn vị là cơ quan quản lý chức năng bên ngoài; các đơn vị thuộc TTCP và các cơ quan báo chí trong và ngoài ngành để triển khai thực hiện…

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm như sau:

Để thực hiện phương án này cũng cần phải sửa đổi Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ của TTCP, bổ sung nhiệm vụ “quản lý và tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông ngành Thanh tra liên quan đến chức năng quản lý nhà nước của TTCP”.

- Phương án này phù hợp với xu hướng kiện toàn, đổi mới, nâng cấp bộ máy truyền thông - báo chí và quan hệ công chúng của các bộ theo hướng chuyên nghiệp hơn để thực thực hiện công tác truyền thông và giữ vai trò điều phối công tác thông tin tuyên truyền chung của ngành. Đồng thời, phù hợp với chủ trương về tinh gọn bộ máy đã nêu ra tại Nghị quyết 18-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Hội nghị lần thứ sáu Ban chấp hành Trung ương Khóa XII về một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả.

Tiến sỹ Nguyễn Thị Thu Nga, Chủ nhiệm đề tài “Đổi mới công tác truyền thông của Thanh tra Chính phủ” trình bày một số kết quả nghiên cứu tại hội thảo tháng 12/2020 

TS. Nguyễn Thị Thu Nga

Viện Chiến lược và Khoa học thanh tra