Thực hiện Quyết định thanh tra số Quyết định 337/QĐ-STP ngày 22/3/2023 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc thanh tra chấp hành pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi trên địa bàn huyện Giao Thủy, từ ngày 04/4/2023 đến ngày 04/5/2023, Đoàn thanh tra đã tiến hành thanh tra tại UBND huyện Giao Thủy, UBND xã Giao Thiện, UBND xã Giao Phong và UBND xã Giao Lạc.

Còn tồn tại, vi phạm

Kết luận thanh tra nêu rõ, công tác kiểm tra trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi trên địa bàn huyện Giao Thuỷ chưa được thực hiện thường xuyên. Hồ sơ đăng ký kết hôn là hồ sơ số 07 ngày 29/7/2022, hộ chiếu của chồng (là người nước ngoài) chưa được dịch sang tiếng Việt là không đúng theo quy định tại khoản 3 Điều 02 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Một số hồ sơ đăng ký thay đổi cải chính hộ tịch lưu không đầy đủ các giấy tờ có liên quan.

Một góc huyện Giao Thuỷ. Ảnh minh hoạ (Internet)

Đối với UBND xã Giao Thiện, việc sửa chữa sai sót khi ghi sổ hộ tịch không đúng với quy định của Điều 35 Thông tư 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp. Việc đánh số trong sổ hộ tịch chưa đúng theo quy định tại Điều 29 Thông tư 04/2020/TT-BTP. Sổ hộ tịch nhiều trang không ghi đầy đủ thông tin, bỏ trống trang là không đúng theo quy định của Thông tư 04/2020/TT-BTP. Việc sử dụng biểu mẫu tờ khai đăng ký còn nhầm lẫn giữa đăng ký mới và đăng ký lại. Tờ khai đăng ký hộ tịch chưa khai đầy đủ các mục theo quy định của Thông tư 04/2020/TT-BTP. Không lập thành văn bản việc xác minh tại cơ quan công an có thẩm quyền về mối quan hệ cha, mẹ, con.

Hồ sơ hộ tịch không có văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền việc đăng ký hộ tịch là không đúng theo quy định tại điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch không lưu đầy đủ thành phần hồ sơ là không đúng theo quy định khoản 3 điều 14 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Người thực hiện chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký đầy đủ vào từng trang của của hợp đồng, giao dịch (đối với hợp đồng giao dịch có từ 2 trang trở lên) là không đúng theo quy định tại khoản 4 điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Cùng với đó, UBND xã Giao Phong đã sử dụng sổ đăng ký khai sinh không đúng với quy định tại khoản 1 Điều 28 Thông tư 04/2020/TT-BTP; sử dụng 02 màu mực trong sổ đăng ký khai sinh không đúng với quy định tại khoản 1 điều 29 Thông tư 04/2020/TT-BTP. Việc sửa chữa sai sót khi ghi sổ hộ tịch không đúng với quy định của điều 35 Thông tư 04/2020/TT-BTP. Chưa thực hiện khóa sổ thay đổi cải chính hộ tịch năm 2021; thực hiện khóa sổ không đúng với quy định khoản 3, Điều 11 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ. Số hộ tịch nhiều trang không ghi đầy đủ thông tin theo quy định của Thông tư 04/2020/TT-BTP.

Hồ sơ đăng ký thay đổi hộ tịch tờ khai trong hồ sơ đăng ký chỉ có ý kiến của cha hoặc mẹ mà không có đầy đủ cả ý kiến của 2 người (cha, mẹ) là không đúng theo quy định của khoản 1 điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh số 03, 07 trong thành phần hồ sơ có thông tin về ngày tháng năm sinh của cha, mẹ nhưng chỉ ghi vào sổ đăng ký khai sinh năm sinh của cha, mẹ là không phù hợp với quy định khoản 2 Điều 10 Thông tư 04/2020/TT-BTP. Hồ sơ hộ tịch không có văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền việc đăng ký hộ tịch là không đúng theo quy định tại Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP.

Tờ khai cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không kê khai thời gian cư trú tại xã Giao Phong. Xác định nhầm loại việc chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch khi vào sổ chứng thực chữ ký/điểm chỉ. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch không lưu đầy đủ thành phần hồ sơ là không đúng theo quy định khoản 3 điều 14 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Kết luận thanh tra cũng chỉ ra UBND xã Giao Lạc đã để mất hồ sơ đăng ký khai sinh số 30 ngày 7/2/2022 của Trần Phúc Thái là vi phạm quy định tại Điều 37, Thông tư 04/2020/TT-BTP. Do đó, việc để mất hồ sơ này theo quy định của Điều 71 Luật Hộ tịch thuộc trách nhiệm của công chức Tư pháp - Hộ tịch; Chủ tịch UBND xã và UBND xã Giao Lạc. Việc đánh số trong sổ đăng ký khai tử không đúng theo quy định tại Điều 29 Thông tư 04/2020/TT-BTP.

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh số 143 khai nơi đăng ký khai sinh trước đây là UBND xã Giao Châu nhưng không có văn bản xác minh là không đúng theo quy định khoản 2 Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Hồ sơ đăng ký khai sinh sử dụng mẫu tờ khai không đúng theo quy định Thông tư 04/2020/TT-BTP. Thành phần hồ sơ đăng ký lại khai sinh còn sơ sài, chỉ có tờ khai và giấy tờ tùy thân. Không lập thành văn bản việc xác minh tại cơ quan công an có thẩm quyền về mối quan hệ cha, mẹ, con.

Ngoài ra, hồ sơ hộ tịch không có văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền việc đăng ký hộ tịch là không đúng theo quy định tại Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTK. Hồ sơ đăng ký kết hôn, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thừa thành phần hồ sơ là không đúng theo quy định tại Điều 10, Điều 22 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Tờ khai cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không kê khai thời gian cư trú tại xã Giao Lạc, không có chữ ký của người yêu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch không lưu đầy đủ thành phần hồ sơ là không đúng theo quy định khoản 3 điều 14 Nghị định 23/2015/NĐ-CP... 

Nhìn chung, từ những vi phạm trong lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi, chứng thực trên địa bàn huyện Giao Thủy, có thể thấy công tác quản lý nhà nước tại các huyện, xã còn nhiều vấn đề bất cập.

3 giải pháp để tăng cường quản lý công tác đăng ký hộ tịch, chứng thực

Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước và chất lượng công tác đăng ký hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi, cần thực hiện một số giải pháp như sau:

Một là, công chức Tư pháp - Hộ tịch phải rà soát lại toàn bộ hồ sơ đăng ký hộ tịch, có biện pháp khắc phục ngay những tồn tại, hạn chế, vi phạm trong đăng ký hộ tịch, chứng thực khi phát hiện ra. Chấn chỉnh lại toàn bộ hoạt động lưu trữ hồ sơ đăng ký hộ tịch, chứng thực theo quy định của pháp luật Hộ tịch, chứng thực. Xem xét, kiểm điểm trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc để mất, làm sai lệch hồ sơ hộ tịch.

Hai là, công chức Tư pháp - Hộ tịch cần chủ động nghiên cứu các quy định của pháp luật về hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi; thường xuyên tự học tập, nâng cao trình độ nghiệp vụ, cập nhật đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để thực hiện đúng quy định.

Ba là, tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ, tăng cường thanh, kiểm tra công tác hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi trên địa bàn, nhằm nắm bắt, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, kịp thời phát hiện, chấn chỉnh các sai sót và xử lý nghiêm đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi.