UBND tỉnh Quảng Bình mới ban hành Chỉ thị về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị.

Theo đó, để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ thông suốt, liên tục; quản lý thống nhất, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn (cơ quan, đơn vị, địa phương) chịu trách nhiệm người đứng đầu trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

Đáng chú ý, Chủ tịch UBND tỉnh nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Đồng thời, thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có để đóng gói; xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu của những công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành gửi Sở Khoa học và Công nghệ tổng hợp phục vụ cho việc khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Ảnh minh họa, nguồn: TTXVN

Bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý. Thực hiện nghiêm quy định về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ.

UBND các huyện, thị xã, thành phố khẩn trương thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại. Việc số hóa các tài liệu khác do người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương quyết định theo thẩm quyền quản lý tài liệu, phù hợp với điều kiện thực tế.

Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu, ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, kịp thời đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản…

Riêng Sở Nội vụ, cùng với việc chịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện Chỉ thị này thì ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, trình UBND tỉnh đề án, dự án quản lý, xử lý nghiệp vụ và số hóa tài liệu đối với khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ xây dựng phương án bàn giao, tích hợp tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh.

Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, Sở Khoa học và Công nghệ cần thực hiện các giải pháp kỹ thuật để bảo đảm tính liên tục, tiếp nối hoạt động ban hành văn bản và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành…

UBND tỉnh giao Công an tỉnh hướng dẫn quản lý, giao, nhận, thống kê, bảo quản, giải mật và tiêu hủy tài liệu chứa bí mật nhà nước trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị, địa phương./.